Février 2011

FICHE ARCHIVES N°13

L’ENREGISTREMENT DU COURRIER
Pourquoi l’enregistrer?
1. Qui et Quand ? 2. Référencer… 3. Communicable, Eliminable ? Le courrier électronique ? Actualités…

Pourquoi l’enregistrer ?

Instruction DPACI/RES/2009/0 18 du 28 août 2009. Note DITN/RES/2009/00 7 du 3 juin 2009. Directives pour la gestion et l'archivage numériques des courriers électroniques

Le courrier papier ou électronique reste aujourd’hui l’un des principaux mode de communication entre administrés et collectivités, mais aussi entre collectivités et administrations diverses. Le courrier est donc très souvent à l’origine de dossiers et d’affaires, voire de litiges et de contentieux. C’est dans ce dernier cas de figure que l’enregistrement prend toute son importance. En effet, comme tout document authentifié, le courrier constitue une preuve, et savoir le retrouver en cas de conflit demeure donc indispensable. De ce fait, l’enregistrement est une étape minutieuse du traitement du courrier, qui engage la responsabilité morale de l’agent qui en est chargé.

Maison des Communes  CDG 90 29 Bld. Anatole France BP 322 90006 BELFORT Cedex  Tél. 03 84 57 65 65  Fax 03 84 57 65 66

Février 2011 1. QUI ET QUAND ? • Qui procède à l’enregistrement ?

De manière générale, il s’agit d’un agent du secrétariat. Si plusieurs personnes procèdent à l’enregistrement, toutes doivent être formées afin d’harmoniser la procédure de référencement. • Quand procéder à l’enregistrement ?

 Le matin, pour le courrier Arrivé, au moment de l’ouverture du courrier.  Avant la fermeture et l’envoi des plis, pour le courrier Départ.

2. REFERENCER… Beaucoup de collectivités limite l’enregistrement du courrier à une simple inscription des courriers arrivés dans un registre papier sans référencement. Cette méthode peut tout à fait convenir aux petites communes, mais devient risquée lorsqu’il s’agit d’une collectivité plus importante possédant plusieurs services. Le fondement de