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Organiser les déplacements

I - Optimiser les coûts

1) Qu’est-ce qu’une note de frais?

> Document papier ou électronique, par lequel un salarié demande un remboursement des frais qu’il a avancé à l’occasion d’une mission professionnelle : frais de transport, d’hébergement, de restauration.. Tous ces frais ne sont remboursables que s’ils sont justifiés par des factures ou tickets de caisse.
Le cadre de remboursement : ses missions professionnelles peuvent se faire dans le cadre d’une participation à un séminaire ou à un stage, en dehors de leur lieu de travail, d’une visite clientèle ou prospection, de la tenue d’un stand professionnel lors d’un salon ou d’une foire.
Le remboursement peut se faire sur une base forfaitaire ou sur les frais réels.

2) Le processus de gestion des notes de frais

Le salarié demande le remboursement, de plus en plus souvent, par le biais de l’intranet de l’entreprise, la demande passe donc par un circuit de validation ; plus ou moins strict selon l’organisation. Le contrôle s’applique par la nécessité de maîtriser les dépenses et par la crainte des abus. Il peut se faire par le biais d’un logiciel qui repère automatiquement les dépassements car il établit des comparaisons entre employés.

3) La lutte contre les abus

Face au risque d’abus, il est préférable de décourager les tricheurs :

- exagération des distances parcourues : exiger du salarié qu’il fournisse sa feuille détaillée (mappy)
- exagération sur la cylindrée du véhicule du salarié : demander la photocopie de la carte grise, cependant veiller à ne pas créer un climat de travail défavorable.

II - Organiser un voyage d’affaires

Dans les grandes entreprises, la politique de voyage définit :
- la fréquence des voyages
- qui est autorisé à voyager
- en quelle classe
- qui valide les demandes

L’assistant peut recourir à une agence de voyages ou préférer gérer les déplacements par l’intermédiaire d’internet.
L’assistant suivra les étapes