Dématerialisation piéces comptables et administratives

Pages: 7 (1541 mots) Publié le: 20 juin 2011
Comment mettre en place un projet de dématérialisation de documents comptables ?

La dématérialisation des documents comptables constitue un véritable enjeu stratégique pour les entreprises qui doivent fournir rapidement de plus en plus d'informations financières à des partenaires toujours plus nombreux.

Dans ce contexte, l'échange de documents électroniques présente bon nombre d'avantages.Le traitement de l'information est accéléré, sa transmission et son archivage sont plus facilement automatisés et sécurisés.

Pour autant, la dématérialisation n'est pas sans risque. Il est nécessaire de s'assurer que la valeur probante des documents susceptibles d'être dématérialisés, ne sera pas altérée et que les documents électroniques constitueront une preuve admissible tant pourl'administration fiscale que pour les tiers, au même titre que les documents sous forme papier.

La mise en place d'un projet de dématérialisation doit, par conséquent, s'effectuer en conformité avec les textes juridiques et fiscaux en vigueur.

Un tel projet requiert la prise en compte :

* des problématiques internes et spécifiques à chaque entreprise (1),

* du choix de la solution dedématérialisation (2),

* et enfin, du choix d'une solution d'archivage (3).

1. Les éléments à prendre en compte préalablement à la mise en place d'un système de dématérialisation des documents comptables.

La conduite d'un projet de dématérialisation des documents comptables nécessite de définir une politique de dématérialisation des documents.

A cette occasion, plusieurs questions seposent.
* Quels sont les documents comptables susceptibles d'être dématérialisés ?

Les entreprises peuvent tenir leur comptabilité sur un système informatique. Il existe de nombreux logiciels et progiciels de gestion et de comptabilité qui permettent aux entreprises de se passer du support papier.

Au plan fiscal, l'administration reconnaît que les comptabilités peuvent être informatisées eta, en conséquence, adapté sa réglementation en mettant en place un contrôle spécifique.

En outre, depuis 1991, les entreprises ont la possibilité de dématérialiser leurs factures. Sous réserve du respect de certaines conditions, ces factures dématérialisées tiennent lieu de factures d'origine.

Sont donc visées les factures de ventes et les factures d'achats permettant la déductibilité de laTVA.

Réservé à l'origine aux flux français, le recours à la facturation électronique a été généralisé, depuis le 1er juillet dernier, à toutes les opérations intracommunautaires, et aux opérations réalisées avec des entreprises établies hors de l'Union européenne, sous réserve du respect de certaines conditions.
* Quelle est la législation à prendre en compte dans le cadre de la mise en placed'un système de dématérialisation des documents comptables ?

Un même document comptable peut avoir plusieurs fonctions. Dans ces conditions, sa dématérialisation implique de prendre en compte l'ensemble des législations applicables afin de garantir la valeur probante des documents dématérialisés.

Ainsi, la facture a une valeur comptable et une valeur fiscale pour ce qui concerne ladéductibilité de la TVA. En outre, elle a une fonction probatoire, a fortiori lorsque les conditions générales de ventes ou d'achats figurent au verso du document.
* Quels sont les pré-requis nécessaires à la dématérialisation des factures ?

Le déploiement d'une solution de dématérialisation des factures, quel que soit le procédé utilisé, doit être effectué à la fois chez le fournisseur, émetteur de lafacture et chez le client, récepteur de la facture.

La solution doit être mise en place de façon bilatérale.

Dans ces conditions, la dématérialisation des factures ne peut s'effectuer qu'avec les clients souhaitant eux-même recevoir des factures dématérialisées ou pour des flux intra-groupe.

A cet effet, l'instruction administrative du 7 août 2003, prise en application des nouveaux...
Lire le document complet

Veuillez vous inscrire pour avoir accès au document.

Vous pouvez également trouver ces documents utiles

  • Pièces comptable
  • Dématérialisation comptable
  • La dématérialisation comptable
  • Dématérialisation des traitements comptables
  • Dématérialisation et automatisation des données comptables
  • La dématérialisation et les traitements comptables
  • Traitement comptable et dematerialisation
  • Traitement comptable et dematerialisation

Devenez membre d'Etudier

Inscrivez-vous
c'est gratuit !