Mireille BRAHIC

MIEUX RÉDIGER LES ÉCRITS PROFESSIONNELS
Courriers, messages électroniques, comptes rendus, rapports, analyses et synthèses

© Éditions d’Organisation, 2004 ISBN : 2-7081-3047-1

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Intéressez-vous au fond avant de vous occuper de la forme

1 – Concentrez-vous sur le contenu de la lettre avant toute mise en forme
1.1 – Une lettre bien présentée mais vide de sens est inutile ; incomplète elle devient dangereuse
S’interroger sur le contenu de la lettre
Étant donné que le contenu d’une lettre dépend essentiellement de l’objectif de celle-ci, sa rédaction commence par une interrogation sur cet objectif. C’est cette étape qui permet de déterminer le ton de la lettre et les informations qu’elle contiendra. Si cet objectif vous est inconnu, étudiez le dossier ou renseignez-vous auprès de personnes compétentes, notamment celles qui ont commandé ce travail de rédaction.

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Mieux rédiger les écrits professionnels

Déduire, d’après l’objectif, les points à aborder
L’objectif, dans une situation de contentieux, par exemple, ne sera pas l’échange réciproque d’insultes. Cette attitude est vaine. L’objectif doit être, de part et d’autre, de maintenir de bonnes relations malgré le différend. La réclamation doit donc être rédigée comme une demande courtoise d’explication et la réponse qui lui sera faite comme un remerciement pour l’intérêt porté au bon fonctionnement de l’entreprise. Ce dernier objectif n’interdit pas une réponse négative qui sera rédigée suivant le modèle du syllogisme. C’est-à-dire : 1. Rappel des arguments du requérant, modérés par des conditionnels et des verbes exprimant le doute (supposer, présumer, conjecturer, prétendre, estimer…). 2. Apports de contre-arguments dans un paragraphe commençant par « or » et contenant des verbes de