Le secrétariat joue un rôle très important dans chaque administration ou organisme selon son organigramme. En ce qui concerne l’ONEP, il est le lieu entre différents Départements, Services et Bureaux. Au sein de chaque Division et chaque Service situé à l’Office, la fonction du secrétariat est très nécessaire :
Son attribution dépend de la personnalité de son Chef et surtout à l’administration le maximum de temps :
Son travail doit être préparé soigneusement afin de faire gagner à l’administration le maximum de temps. Le poste qui m’a été confié durant la période de stage est de secrétariat de Direction. Parmi les tâches que j’ai effectuées :
Traitement de texte (Lettres Administratives – Fax – Bordereau d’envoi – Word-Excel-Access….etc.)
L’enregistrement du Courier.
Répondre au téléphone.
L’Accueil du visiteur.

I- TRAITEMENT DE TEXTE :
1) Lettre Administrative :
C’est une lettre que les services échangent entre eux. Elle permet de s’adresser aux organismes de l’administration, soit aux personnes étrangères à cette administration et elle convient à tous les objets : Transmission de décisions ; Transmission d’ordre ; Transmission des avis ; Transmission des demandes….etc.

Sa forme : La lettre doit être écrite sur un papier blanc comportant sur la partie gauche de la feuille, l’entête de l’ONEP, l’adresse du destinataire est mentionnée sur la partie droite , l’objet de la lettre et son contenu,et les pièces jointes puis la signature.
2) Bordereau d’envoi :
Le bordereau d’envoi est un imprimé utilisé comme fiche de transmission de courrier, ce dernier peut être composé de plusieurs pièces (lettre, procès verbal, plan, rapport,…etc.)
Sa forme : Le bordereau d’envoi comporte au même titre que la lettre administrative; l’entête, la date et l’adresse du destinataire, le N° de l’enregistrement des pièces transmises ainsi que l’indication du motif de la transmission. Les pièces sont généralement énumérées dans