La Gestion Electronique des Documents

SOMMAIRE

INTRODUCTION 4
PREMIERE PARTIE Le système de facturation d’ACTIS 6 1.1. La création des factures fournisseurs 7 1.2. Le circuit des factures au sein d’ACTIS 8 1.3. Le traitement comptable des factures 9 1.3.1 Les vérifications de forme 10 1.3.2 Les vérifications de fond 11
DEUXIEME PARTIE La dématérialisation des factures 16 2.1. Le processus de la Gestion Electronique des Données 17 2.2. Le nouveau circuit d’une facture fournisseur 18 2.3. Les aboutissants attendus de cet outil 19
TROISIEME PARTIE L’implantation de la GED au sein d’ACTIS 22 3.1. Le cahier des charges 23 3.2. L’implantation dans la structure 24 3.2.1. Les difficultés rencontrées 25
CONCLUSION 27

INTRODUCTION A l’heure actuelle, 10 millions de personnes vivent dans les 4,2 millions de logements gérés par les organismes HLM (Habitat à Loyer Modéré). Les organismes HLM sont composés des Offices Publics de l’Habitat, des Entreprises Sociales pour l’Habitat (E.S.H.), des HLM coopératives ainsi que de Sociétés Anonymes de Crédit Immobilier. Tous ont une « activité locative (construction et de gestion) de promotion de logements destinés à l’accession pour les personnes modestes ainsi qu’une activité de prêt ». En 2009, les organismes HLM possèdent 4 millions de logements locatifs et 0,2 millions de logements-foyers (chiffre de l’Union Sociale pour l’Habitat, actualisé au 31 juillet 2009). Afin d’assurer la gestion des flux de factures de réparations nécessaires au fonctionnement et à l'entretien de ce patrimoine, ces organismes se sont dotés depuis plusieurs années de méthodes et de matériels performants afin de s’adapter aux nouveaux moyens de communication et de transmission de l’information dont la dématérialisation des données. La dématérialisation est la transformation de supports d’informations réels en fichiers informatiques. Ce concept amorcé dans les années 1990 est actuellement en pleine