En quoi l’implantation de la gestion electronique des données optimise-t-elle le traitement des factures ?

Pages: 26 (6418 mots) Publié le: 31 mars 2012
La Gestion Electronique des Documents

SOMMAIRE

INTRODUCTION 4
PREMIERE PARTIE Le système de facturation d’ACTIS 6
1.1. La création des factures fournisseurs 7
1.2. Le circuit des factures au sein d’ACTIS 8
1.3. Le traitement comptable des factures 9
1.3.1 Les vérifications de forme 10
1.3.2 Les vérifications de fond 11
DEUXIEME PARTIE La dématérialisation des factures 162.1. Le processus de la Gestion Electronique des Données 17
2.2. Le nouveau circuit d’une facture fournisseur 18
2.3. Les aboutissants attendus de cet outil 19
TROISIEME PARTIE L’implantation de la GED au sein d’ACTIS 22
3.1. Le cahier des charges 23
3.2. L’implantation dans la structure 24
3.2.1. Les difficultés rencontrées 25
CONCLUSION 27

INTRODUCTION
A l’heure actuelle,10 millions de personnes vivent dans les 4,2 millions de logements gérés par les organismes HLM (Habitat à Loyer Modéré). Les organismes HLM sont composés des Offices Publics de l’Habitat, des Entreprises Sociales pour l’Habitat (E.S.H.), des HLM coopératives ainsi que de Sociétés Anonymes de Crédit Immobilier. Tous ont une « activité locative (construction et de gestion) de promotion de logementsdestinés à l’accession pour les personnes modestes ainsi qu’une activité de prêt ».
En 2009, les organismes HLM possèdent 4 millions de logements locatifs et 0,2 millions de logements-foyers (chiffre de l’Union Sociale pour l’Habitat, actualisé au 31 juillet 2009).
Afin d’assurer la gestion des flux de factures de réparations nécessaires au fonctionnement et à l'entretien de ce patrimoine,ces organismes se sont dotés depuis plusieurs années de méthodes et de matériels performants afin de s’adapter aux nouveaux moyens de communication et de transmission de l’information dont la dématérialisation des données.

La dématérialisation est la transformation de supports d’informations réels en fichiers informatiques. Ce concept amorcé dans les années 1990 est actuellement en pleineexpansion au sein des entreprises publiques et privées. D’ici 2010, le taux d’utilisation par les entreprises de la dématérialisation sera d’environ 73 %.
La Gestion Electronique des Documents, ou GED, est un outil de dématérialisation et vient aujourd’hui s’ajouter en tant que nouveau mode de gestion à de nombreux processus notamment de traitement des factures.
En effet, en examinant le volumejournalier de documents nécessaire aux entreprises, la mise en place d’une GED présente un intérêt non négligeable en termes d’économie d’échelle et des bénéfices notables tels la réduction des coûts, des gains de productivité et le respect de l’environnement.
De plus, l’évolution vers de nouvelles normes réglementaires va sûrement accélérer l’utilisation de la facturation électronique.Cependant, il faut se rendre compte que la mise en place d’une gestion électronique de la facturation pleinement exploitée nécessite de contrôler tous les facteurs organisationnels, fonctionnels et techniques, souvent très complexes.

C’est le défi que s’est lancé ACTIS depuis septembre 2008.
ACTIS est l’Office Public de l’Habitat de la région grenobloise. Il gère actuellement près de 11 600logements collectifs et individuels sur l'agglomération grenobloise mais aussi sur de nombreuses autres communes du département. Il est constitué de son siège social et de 7 agences de proximité.

Les factures fournisseurs qui transitent au sein de cette structure et dans le cadre d’échange avec ses partenaires constituent des flux notables. Afin d’optimiser le traitement de ses facturesfournisseurs, ACTIS a défini comme projet l’implantation de la GED en son sein.

En quoi l’implantation de la Gestion Electronique des Données optimise-t-elle le traitement des factures au sein d’ACTIS ?

Ainsi, il convient tout d’abord d’exposer le processus de facturation d’ACTIS, puis, dans un second temps, de développer le concept de dématérialisation des factures de par la GED. Une...
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