Étiquette des communications par courriel
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Nos communications se font de plus en plus par l’entremise d’appareils électroniques et de moins en moins en personne et nos bonnes manières se retrouvent souvent reléguées au second plan. Nous oublions que même si la personne avec qui nous communiquons n’est pas directement devant nous, c’est quand même un être humain qui reçoit le message. Nous avons tous entendu des histoires de courriels échangés causant de graves malentendus, malgré des intentions initiales nobles de la part de l’expéditeur. Alors comment peut-on éviter de se placer dans une situation embarrassante ou pire, de perdre sa réputation à cause d’une erreur d’envoi par courriel?
Adoptez les 12 règles de base de l’étiquette des communications par courriel. 1. Vos courriels sont le reflet de votre image
Votre image de distinction est très « visible » dans vos communications par courriel. Celles-ci devraient donc être surveillées de près. Créez une signature distinctive qui apparaîtra automatiquement lorsque vous envoyez ou répondez à un message. Indiquez vos nom et titre, l’adresse URL de votre site Web, votre numéro de téléphone et les liens à vos médias sociaux. Vous pouvez aussi ajouter une image réduite de votre logo ainsi qu’une mention légale et déni de responsabilités, si requis par votre compagnie. 2. Oubliez les fioritures
Certaines personnes adorent exprimer leur côté artistique. Ce n’est pas approprié dans un contexte d’affaires. Réservez les fonds d’écran colorés, les polices de caractères multicolores, les émoticônes et tout autre élément animé ou, pire, clignotant pour vos correspondances personnelles. Le mieux est de s’en tenir à une police de caractères noire ou bleu foncé sur fond blanc. Choisissez une police de caractères standard et évitez les polices de fantaisie, difficiles à lire. 3. Évitez de crier
Personne apprécie se faire crier après. Si vous composez vos courriels en utilisant seulement