Organisez la relance de vos clients

La relance des clients doit avoir lieu avant l’échéance du paiement. En effet, il importe de vérifier que tout le processus se déroule normalement: le client a-t-il bien reçu la marchandise ? Le service acheteur a-t-il bien donné son feu vert pour le règlement ? La comptabilité fournisseurs est-elle en train de préparer le paiement ?

Les objectifs de la relance clients

▪ Faire rentrer les traites rapidement si vous escomptez les traites de vos clients (10 jours avant l’échéance minimum sont nécessaires pour l’escompte) ; ▪ Eviter les retards de paiements ; ▪ Eviter les impayés ; ▪ Traiter les éventuels litiges avec célérité : cela donnera une bonne image de marque à votre entreprise.

Comment mettre en place une politique de relance ?

▪ Nommez le responsable de cette mission :

Il appellera régulièrement au téléphone la comptabilité fournisseurs des clients pour faire le point sur les règlements en attente.

▪ Etablissez une politique de relance téléphonique et écrite.

- Relance téléphonique : à effectuer à intervalles réguliers en liaison avec la relance écrite sans toutefois harceler le client ;

- Relance écrite : toutes les 2 semaines à partir de la date d’émission de la facture (grâce au logiciel de gestion et de comptabilité).

▪ Impliquez les commerciaux dans la surveillance des éventuels retards de paiement.

N’hésitez pas à demander à un commercial de se rendre chez le client concerné et de rapporter le règlement (chèque ou traite acceptée).

▪ Examinez de près le circuit d’élaboration des factures. Réduisez-le au maximum après la livraison de la prestation ou de la marchandise ; revoir éventuellement le circuit interne.

Le coût de la relance

La relance a un coût pour l’entreprise, qui correspond à :

▪ La formation et l’information des commerciaux et des différents collaborateurs ; ▪ La formation du collaborateur responsable de la mission de relance ; ▪ La