Fiche analyse
Assistant de manager
A : Monsieur DUBOIS Responsable de pôle pédagogique
Saint-Germain-en-Laye, le 16 décembre 2013
Rapport d’études : Malaise entre les 2 équipes d’assistantes
Pièces jointe : pas de pièces jointes
Il a été constaté depuis plusieurs mois un malaise entre les deux équipes d’assistantes (le service formations entreprises et le service formations individuelles), une qui travaille au rez-de-chaussée et l’autre en premier étage. Ce malaise consiste à la mauvaise organisation des appels téléphoniques et provoque un dysfonctionnement au sein de l’entreprise « Savoirs et performances ».
Dans la première partie vous pouvez trouver la caractérisation du problème, l’évolution des appels destinés au service formations individuelles, en suite vous pouvez voir l’analyse des causes et pour finir il a été proposé des solutions qui peuvent améliorer ce malaise.
Ce problème est considéré comme un problème permanent, car cela se répète tout les jours et aux mêmes horaires. Il est caractériser comme un problème comportemental pour son incapacité de gestion des appels entre les deux services et c’est un problème organisationnel car les équipes ne savant pas comment faire face aux appels mal orientés.
Ces appels ne cessent d’augmenter avec le temps. Les assistantes de service formations entreprises reçoivent une dizaine d’appels le matin et autant dans la journée, parfois plus en fin de mois.
Après l’analyse des causes il a été retenu 3 grandes causes principales qui provoquent ce dysfonctionnement. Ces causes sont les suivantes :
La méthode d’organisation : le personnel ne respecte pas les horaires du bureau, il y a toujours des retards. L’assistante de service formations individuelles (Juliette qui commence son travail à 8h30) et la documentaliste attendent jusqu'à 9h avec leurs café et ne répondent pas aux appels en attendant l’arrivé de leur collègue.
Mal orientation des appels : le numéro n’apparait pas