fiche descriptive d'action E6

325 mots 2 pages
organisation, activité, poste de travail, moment ou événement particulier, contraintes, ressources matérielles, financières, informationnelles…

L’organisation de la Conférence Call hebdomadaire de « L’International Meeting » avec tous les dirigeants à l’international du département Conformité de la banque.
Cette action est périodique elle se déroule toutes les deux semaines les mercredis dans une salle réservée au préalable (sur une année) dans le même bâtiment au 7eme étage afin de rester dans les locaux de la société et éviter tous frais.
Une salle de 10 places est mis à notre disposition cette salle dispose d’une visioconférence (ses vidéoconférences sont accessible via une télécommande).

OBJECTIFS POURSUIVIS
Mettre à l’infinitif ( court- moyen terme- long terme)

METHODOLOGIE
J’envoie une convocation à chaque participants deux jours avant la réunion avec les sujets à mettre à l’ordre du jour durant la conférence les participants ont jusqu’au mercredi 11h pour envoyer leur sujets.
Il arrive que personne n’est répondu à l’invitation ou même envoyé un sujet ; quand cela arrive j’appelle directement les assistantes des directeurs en Europe ou à l’internationale (Hong Kong, New York, etc.…)
Une fois tous les sujets reçus je crée un document sur Word avec les noms et les sujets souhaité par participants.

Je renvois à tous les participants l’ordre du jour pour la conférence.
J’ai à ma disposition un PC,un téléphone et les logiciels Outlook, j’utilise Microsoft Word pour rédiger les Sujets à mettre à l’ordre du jour et pour les comptes rendus, une fois dans la salle j’appelle au préalable des techniciens pour régler la visioconférence avec les participants à l’étranger
Une fois la conférence lancé je retranscris sur un brouillon tout ce qui à été dit à la conférence afin d’en faire un compte rendu.
Ce compte rendu je le renvoie à chaque participants afin qu’ils puissent prendre des directives suite à cette conférence.

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