fiche d'achat

Pages: 11 (2576 mots) Publié le: 17 mars 2014
Procédures d'achat
Pourriez-vous m'expliquer ce qu'on entend par «procédures d'achat»?
Les procédures d'achat varient en fonction de l'importance des niveaux d'approbation requis au sein de l'entreprise ainsi que de la complexité et des contrôles internes se rapportant à l'acquisition d'éléments d'actif. Elles varient également selon le coût de l'équipement. Dans les grandes entreprises, lesprocédures d'achat visent à s'assurer que les ressources financières sont affectées de façon judicieuse et uniquement pour acquérir des éléments d'actif absolument indispensables à la bonne marche des opérations.

Justification

A-t-on procédé à une analyse coûts-avantages pour justifier l'achat?
Quelle est la période de remboursement? Est-elle raisonnable?
Certaines entreprises évaluent lesacquisitions d'immobilisations en faisant intervenir un calcul du taux de rendement interne.
Financement

Les fonds sont-ils disponibles ou l'achat devra-t-il être financé?
Devez-vous acheter l'équipement ou serait-il plus rentable de le louer ou d'avoir recours au crédit-bail?
Quelle est la source de financement la plus appropriée et économique?
Approbation

Un bon de commande renfermeune description des caractéristiques recherchées afin de vous assurer que l'équipement vous permettra de faire correctement le travail. Il indique également si des dispositions spéciales doivent être prises, par exemple en ce qui concerne l'alimentation électrique et l'ancrage au sol, ainsi que les coûts qui s'y rattachent.
Le bon de commande doit être approuvé par un responsable qui possède lespouvoirs décisionnels appropriés et qui aura vérifié que le budget des dépenses en capital de l'entreprise permet cet achat.
Achat

Repérez plusieurs fournisseurs reconnus et demandez des propositions de prix. Déterminez celui qui offre le meilleur rapport qualité-prix et concluez l'achat.

Les six étapes-clés du processus achats
Décision Achats Supplément 2012 - 01/12/2011 -
L'acte d'achatest le résultat de plusieurs tâches opérationnelles. Tout au long de ce processus, l'acheteur doit d'être à l'écoute de ses prescripteurs internes pour cerner leurs besoins, gérer les relations avec les fournisseurs et anticiper les éventuels risques.

La définition du besoin est la première étape du processus. Elle revient à définir correctement le produit ou le service que l'on veut acheter, enadéquation avec les besoins de l'entreprise. La rédaction d'un cahier des charges permet de spécifier les attentes vis-à-vis de ce produit ou de ce service. Le cahier des charges est rédigé soit de façon détaillée, soit de façon fonctionnelle. Dans le premier cas, les fournisseurs se contentent d'y répondre point par point. Dans le second cas, le donneur d'ordres fait appel à leur capacité àproposer des solutions.
Plusieurs rubriques peuvent apparaître dans le cahier des charges. Le contexte de l'achat permet aux fournisseurs d'avoir une vision claire de l'enjeu. Une description des caractéristiques du produit ou du service doit y figurer. Le cahier des charges précise aussi les conditions commerciales (coût, objectif, conditions de règlement, devise de facturation, etc.) et indique lescritères que doivent remplir les fournisseurs pour répondre à l'appel d'offres, ceci dans le but de mieux gérer les risques. Plus les termes du cahier des charges sont précis et couvrent tous les problèmes susceptibles de se poser, plus les risques sont réduits.
Les prescripteurs internes concernés doivent être associés à la rédaction de ce cahier des charges. Ce qui est par ailleurs une bonneoccasion d'améliorer la communication interne. L'acheteur doit se poser la question du juste besoin. Le client interne a-t-il défini un besoin juste? Y a-t-il un risque de surqualité qui se traduit par des coûts élevés et inutiles? Si tel est le cas, l'acheteur doit travailler avec son prescripteur interne afin de mieux définir le besoin, sans accepter des exigences exagérées et motivées par une...
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