finance

Pages: 14 (3296 mots) Publié le: 7 août 2014
GESTION & SUIVI DES DEBITEURS
I - LA BASE DE DONNEES ........................................................................................2
1. GESTION DE LA BASE DE DONNEES............................................................................2
Les abréviations ....................................................................................................2
La clef de recherche..............................................................................................2
2. REGLES POUR L’OUVERTURE D’UN COMPTE DEBITEUR ................................................3
Vérification de l’existence du débiteur ...................................................................3
Ouverture ducompte.............................................................................................4
Modifications des informations concernant le débiteur..........................................8
3. QUE FAIRE EN CAS DE DOUBLONS ...........................................................................10
Suppression d’un compte ....................................................................................10
Blocage d’un compte...........................................................................................10
4. DIVERS.................................................................................................................11
a) la langue du débiteur (champ 12 - zone 5)...................................................11
b) le domicile du débiteur (zones 1,3-4) ...........................................................11

GESTION &SUIVI DES DEBITEURS
I - LA BASE DE DONNEES
1. GESTION DE LA BASE DE DONNEES

• Les abréviations
Afin d’uniformiser la saisie des noms (d’organisations essentiellement), une liste
des abréviations à utiliser a été mise en place. Son utilisation est obligatoire pour
tous les termes qui y sont reportés. Voir annexe 1.
En effet, la recherche concernant les débiteurs se fait à partir de la clef derecherche et du nom 1. Aussi, le nom 1 doit comporter les mentions importantes
de la dénomination qui vont permettre sa différenciation afin de faciliter la
recherche.
Ex. : Association des amis du monastère d’Estavayer
Nom 1

Nom 2

Dans ce cas, la dénomination est longue et doit être inscrite sur 2 lignes, la
ème
ligne. Par l’utilisation des abréviations de la
mention importantefigurant sur la 2
liste, on obtient : Assoc. frib. des clubs de ski alpin sur une seule ligne

• La clef de recherche
Le principe de la clef de recherche est simple : elle doit permettre de retrouver
TOUS les enregistrements concernés par « l’idée » sous-tendue dans la
dénomination et doit être la plus large possible.
Cette clef ne doit comporter qu’un seul terme/nom, sans aucun signe quelqu’il soit (accent, tréma, tiret, point, espace...).
Dans l’exemple ci-dessus, la clef serait ASSOCIATION, car c’est l’idée principale
de la dénomination. L’annexe 2 propose une liste, non exhaustive, des principales
clefs rencontrées dans la base de données clients.
Pour les sociétés qui disposent d’une abréviation reconnue, employer
l’abréviation. Par ex. : Entreprises ElectriquesFribourgeoises = EEF, Banque
Cantonale de Fribourg = BCF.
Pour les commerces, utiliser, le nom générique (même principe que celui de
l’annuaire). Par ex. Boulangerie-pâtisserie Trucmuche = BOULANGERIE, Café
restaurant des Sports, Auberge de la Croix Blanche = CAFE. Important : pour les
commerces/restaurants ne pas utiliser le nom de l’exploitant pour la clef, ce
dernier peut être ajouté sous nom 2.
Pourles dénominations qui comportent un sigle, toujours le prendre. Par ex. :
ABC Genetics = ABC, Assista TCS = TCS.

Evidemment, ce principe ne convient que pour les personnes morales et
assimilées. Concernant les personnes physiques, c’est le nom de famille usuel qui
doit être employé.
Pour les noms comportant des trémas (Umlaut) ne pas « traduire » -ü par UE,
ne reporter dans la case...
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