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Animation d’une réunion : I- Définition d’une réunion :
Définition de Wikipédia :
Une réunion de travail permet de traiter en groupe un ou plusieurs problèmes qui, s'ils étaient traités par des individus isolés, auraient peu de chance d'être résolus dans les délais impartis et de répondre au niveau d'exigence requis. Par ailleurs, la prise de décision, dans la mesure où les différents acteurs sont présents, est extrêmement rapide. II- La réunion ?
Pour prendre une décision les mails ou courriers ne sont pas suffisants. Le face à face est plus efficace, l’intérêt étant de profiter de la dynamique d’un groupe.
Pour cela, il est nécessaire de respecter ou définir les points suivants : * Le temps. * La nature de la réunion : « informer », « discuter », « négocier ». * L’objectif ; le pourquoi de cette réunion ? La finalité. * Le lieu de la réunion.- * La présentation de l’animateur de la réunion situant bien le cadre de celle-ci. * La désignation d’une personne chargée du compte rendu de la réunion.
Le face à face est aussi possible sous forme électronique c’est à dire par chat, vidéo conférence ou audio conférence. A. Le rôle de l’animateur :
L’animateur a trois fonctions qui sont des fonctions de production, de régulation et de facilitation : * La fonction de production : produire, obtenir un résultat. * La fonction de régulation : avoir les bonnes conditions pour atteindre l’objectif de la réunion, soit en orientant ou recentrant le débat afin de diriger la discussion. * La fonction de facilitation : faciliter, c'est-à-dire libérer la parole en instaurant un climat de confiance. L’animateur met les intervenants à l’aise pour s’exprimer.
L’animateur a besoin de posséder une bonne élocution en public, il gère son stress par le travail et la préparation. B. L’objectif :
Il détermine la production, le résultat qui doit être produit à la fin de la réunion.