La gestion des consommables est une tâche ingrate. Elle échoit souvent au responsable informatique... qui a généralement mieux à faire. Présentation de quelques solutions envisageables pour se simplifier la vie.
La gestion des consommables peut être assurée par le service achats de l´entreprise. Dans ce cas, il faut définir des standards précis, car les acheteurs ne sont pas des techniciens. De son côté, le service achats vous demandera très certainement de limiter le nombre d´articles sur la base de leur prix (le fameux "mieux disant" financier). A vous de les convaincre que le matériel le moins cher n´est pas forcément le plus adapté aux besoins de l´entreprise. En d´autres termes, c´est l´équilibre du mieux disant technologique et financier qu´il faut viser.
Les achats de consommables peuvent également être gérés par un(e) assistant(e). Dans ce cas, il faut lui fournir un outil de type tableur Excel ou base Access regroupant l´ensemble des articles (cartouches, disquettes, sauvegardes...), référencés par marque et modèle, ainsi que les matériels sur lesquels ils doivent être installés. Dans tous les cas, il faut prévoir un seuil minimum afin d´anticiper la commande des articles. Commander des cartouches de toner dans l´urgence alors que l´on est en rupture de stock, entraîne forcément un délai de livraison, donc un temps d´indisponibilité des équipements, donc une insatisfaction des utilisateurs. Pratique : l'achat des cartouches sur Internet
Une autre solution peut consister à utiliser une partie du progiciel de gestion intégrée (PGI) de votre entreprise. C´est le cas de la société alsacienne Bongard qui a personnalisé MFG
Pro pour effectuer le réassort automatique du stock et transmettre automatiquement les commandes vers les fournisseurs.
Enfin, pour les aficionados de l´Internet, il est toujours possible d´acheter ses cartouches d´imprimante sur des sites spécialisés comme Wstore, Netcartouche.com ou encore
123cartouche.com. Ces