3. Identifier un problème de gestion des impressions (p. 34/35)
Phase 1 : avant la réunion
1 Pourquoi est-il nécessaire d’organiser une réunion sur ce thème ?
Un problème organisationnel a été soulevé (gestion des commandes permettant de répondre aux besoins d’impression en papier et en cartouches d’encre de différents services de la préfecture). En raison de sa nature (organisationnel), ce problème ne peut être résolu que par la concertation avec les participants au processus de gestion des commandes, d’une part pour les informer, d’autre part pour connaître leur analyse de la situation. La réunion est la forme de concertation qui convient le mieux dans ce cas.
1. Quels sont les objectifs de la réunion ?
La réunion vise à clarifier le problème et, surtout, à faire émerger les causes du problème. La réunion est un mode de communication interne, formel, et un moyen de collecter des informations. Elle permet au manager de prendre en compte officiellement le problème et de montrer sa volonté de le traiter.
2. Comment la préparez-vous ?
L’assistant(e) de manager se fondera sur les diverses conversations informelles qui lui ont donné des informations disparates sur le problème posé, pour faire la liste de questions clés qui l’aideront à faire émerger le problème et ses causes. L’assistant(e) peut s’aider de l’outil QQOQCP.
Phase 2 : après la réunion
3. Identifiez le réel problème.
À partir du compte-rendu et pour repérer le réel problème, on représente les causes par un diagramme causes-effets.
À partir de l’analyse du diagramme, l’assistant(e) peut analyser l’origine du problème et rédiger une courte note à l’attention de Mme Benoît :

Introduction
– Rappel de la réunion du 10 octobre 200N qui a permis (par le compte-rendu) de faire le diagnostic.
– Énoncé du problème : difficultés dans la gestion des impressions de différents services ; le service logistique est directement concerné par la situation puisqu’il fournit le papier et l’encre aux autres