LES PROCEDURES DE LA POLITIQUE D’ARCHIVAGE

La mise en place d’une politique d’archivage offre des solutions pour assurer une gestion pérenne des archives. Ce guide de procédure doit : servir de base à la réorganisation des archives définir les rôles et les attributions de chacun des acteurs nécessaires à sa réalisation uniformiser les pratiques des services coordonner l’action des services déterminer les durées de conservation

L’ensemble des procédures de la chaîne archivistique pourrait être ainsi respectée, les flux documentaires mieux maîtrisés et la réglementation propre aux archives publiques appliquée. Ce guide est à l’attention des correspondants archives, il a pour objectif de les sensibiliser aux procédures d’archivage communes et les invite à être les garants de son bon fonctionnement

Procédures d’archivage - Décembre 2006

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Les procédures suivantes sont présentées sous la forme de fiches récapitulatives :

Versement des archives intermédiaires chez un prestataire Demande de communication des archives externalisées pour consultation Demande de communication des archives externalisées pour restitution définitive Demande de destruction des archives Versement des archives définitives au Centre des Archives Contemporaines de Fontainebleau Demande de communication des archives définitives versées au Centre des Archives Contemporaines de Fontainebleau

Procédures d’archivage - Décembre 2006

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LES ARCHIVES

Définition des archives Selon l’article L211-1 du Code du Patrimoine, les archives sont définies comme « l'ensemble des documents, quels que soient leur date, leur lieu de conservation, leur forme et leur support, produits ou reçus par toute personne physique ou morale et par tout service ou organisme public ou privé dans l'exercice de leur activité. » Un document prend la qualité d’archives dès sa production ou sa réception, et non pas seulement lorsqu’il a perdu son utilité courante immédiate. Par ailleurs, les archives sont définies en fonction de