La correspondance administrative et commerciale

Le courrier administratif et commercial, c’est-à-dire les lettres échangées entre une entreprise et son environnement, doit respecter des règles de présentation normalisées. Celui-ci comprend plusieurs éléments.

A) Le support papier

Le papier est au format A4 c’est-à-dire 21 * 29,7 cm. On peut aussi faire une correspondance en A5 (1/2 A4). Le papier est de couleur neutre. L’encre est de couleur noire ou bleue. Les marges par défaut sont référencées à D 2,5 / G 2,5 / H, B 2,5.
Le papier est plié en 4 pour un envoi dans une enveloppe au format à la française et en 3 pour un envoi dans une enveloppe à l’américaine.

B) La lettre

I. L’en-tête

L’en-tête est la partie haute de la lettre. Elle comprend plusieurs mentions obligatoires et quelques mentions facultatives.
1) Eléments obligatoires
a. Les coordonnées de l’expéditeur

- Nom ou dénomination sociale
- Forme juridique et montant du capital social
- Adresse postale
- Numéro d’inscription au registre du commerce et des sociétés ainsi que d’autres mentions éventuellement légales ou réglementaires.
- Coordonnées téléphoniques et électroniques éventuellement
b. La désignation et l’adresse du destinataire (la suscription)

Celle-ci est disposée sur 6 lignes au plus. Les différentes mentions se répartissent de la façon suivante :
Ligne 1 : Nom, prénom, raison sociale
Ligne 2 : Titre ou qualité
Ligne 3 : Etage, escalier, bâtiment, entrée, bloc, tour, appartement, porte, n° boîte aux lettres
Ligne 4 : N° de la voie et voie ou résidence ou n° CEDEX ou poste restante ou Boîte Postale
Ligne 5 : Lieu-dit ou hameau
Ligne 6 : Code postal et bureau distributeur (éventuellement CEDEX) (Pas d’espace entre les chiffres du code postal, pas de tirets entre les différents membres de la ville pour les noms composés)

Les titres ne s’abrègent pas lorsqu’ils sont employés seuls et lorsqu’on s‘adresse à la personne. Ex : Bonjour Mademoiselle, Cher