4 étapes à maitriser pour mettre en place un outil de GED | |

Introduction

Que l’on aborde la mise en place d’un outil de GED pour répondre à un projet de dématérialisation (Décollage annoncé pour la dématérialisation de factures ) ou comme moyen de fluidifier la transmission d'informations au sein d'un Processus, cette notion devient incontournable (La nécessaire Fusion des systèmes de BPM et de GED ).

L’objectif d’un projet de GED est de parvenir à constituer un référentiel de l’ensemble des documents pertinents pour l’entreprise et ce, pour répondre à un objectif plus global : optimiser ses processus métiers en traitant une seule fois l’information (quelle que soit la source) et en la mettant à disposition au bon moment aux bonnes personnes.

L’acronyme GED signifie Gestion Electronique des Documents. Il désigne le processus de gestion de l'ensemble du cycle de vie d’un document électronique. On entend par document électronique une image, un fichier son, un fichier texte, etc. pouvant être manipulé par un ordinateur. Il englobe l’acquisition du document papier et la création électronique de ce document. A ce titre, notons que le terme GED est jugé trop généraliste, ainsi l'APROGED parle de la GEIDE (Gestion Electronique de l'Information et du Document Existant) qui est une évolution de la gestion électronique de documents classique car le document n'est plus un document papier, mais est déjà créé en mode électronique.

La GED est traditionnellement présentée en 4 étapes : l'acquisition, la gestion, le stockage et la diffusion des documents. 1 - L’acquisition des documents
L’acquisition de documents résulte d’un processus automatique ou humain (numérisation ou création de document) visant à créer, enregistrer, classer et indexer le document électronique.
A - La création des documents
La création provient de différentes sources :
- La numérisation de documents papiers existants par l’intermédiaire de scanners. Différentes technologies