La lettre afnor

Pages: 7 (1660 mots) Publié le: 12 janvier 2011
La lettre : les différentes mentions et les règles de disposition
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Norme Afnor versus pratique d'entreprise
Difficile, pour les débutantes, de faire abstraction des règles de mise en page apprises lors de leurs études.
Pourtant, la norme AFNOR NZ-11-001 relative à la disposition de la lettre commerciale n'a valeur que de recommandation : aucun"gendarme" ne viendra jamais sanctionner une entreprise pour non respect de cette norme !
Fort heureusement d'ailleurs car il ne faut pas oublier qu'un courrier véhicule une image d'entreprise et qu'à codifier outre mesure une mise en page, on en viendrait à une uniformisation sans saveur !
Il importe néanmoins, de rester assez proche des recommandations de l'AFNOR, ceci afin de ne pastotalement déstabiliser vos lecteurs.
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Les marges
Par défaut, Word applique des marges de 2,5 cm tout autour de votre document.

L'AFNOR quant à elle recommande une marge haut de 3,81 cm (!) et des marges gauche et droite de 2 cm.
Rien ne vous empêche d'opter pour une toute autre disposition et de caler, par exemple, le début de votre texte à laverticale de votre logo, comme sur le dessin ci-contre.
En matière de marge, gardez cependant à l'esprit que l'oeil humain se fatigue à parcourir des lignes trop longues ou trop courtes. Votre largeur de texte doit donc être raisonnable.

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L'expéditeur
Votre entête de lettre doit comporter un certain nombre de mentions obligatoires, notamment :- le nom ou la dénomination commerciale de votre entreprise ;
- sa forme juridique et le montant de son capital social ;
- son adresse
- son numéro d'immatriculation au SIRET/SIREN et son code NAF ;
- son numéro de téléphone.
D'autres ont un caractère facultatif :
- numéro de fax ;
- adresse du site et/ou adresse email.
Si l'AFNOR prévoit de faire figurer ces mentions en haut et à gauchede votre page (lignes 1 à 14), nombre d'entreprises relèguent certaines de ces mentions (coordonnées, capital social, immatriculation...) en bas de page et ne font figurer, dans la zone Expéditeur, que le logo de leur société.
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L'adresse du destinataire
Elle doit pouvoir apparaître dans la lucarne des enveloppes à fenête prévue à cet effet.Ces dimensions pouvant varier d'un modèle à l'autre d'enveloppes, mieux vaut se baser sur les paramètres minimum.
Une hauteur de 5 cm depuis le bord supérieur de la page et une distance de 11 cm à compter du bord droit de la page semblent convenir à une majorité de cas.
Nomenclature de l'adresse
Si la disposition de certains éléments de l'entête revêtent un caractère facultatif, il en va toutautrement de la disposition de l'adresse postale. Il ne s'agit plus ici d'une recommandation AFNOR mais de la POSTE.
Suivre les préconisations de la POSTE est d'autant plus important si votre volume de courrier est relativement élevé : le non respect de la nomenclature postale peut engendrer un traitement manuel de la poste et donc un surcoût non négligeable lors d'un envoi en nombre(publipostages).
L'adresse est présentée sur 6 lignes maximum de 32 caractères au plus. La Poste préconise la présentation suivante :
* Ligne 1 : raison ou dénomination sociale
* Ligne 2 : identité du destinataire
* Ligne 3 : complément : résidence, bâtiment, immeuble, tour, entrée
* Ligne 4 : n° et libellé de la voie (sans aucune ponctuation)
* Ligne 5 : indications spéciales (B.P.,TSA...), commune géographique si différente du libellé du bureau distributeur
* Ligne 6 : code postal ou CODE POSTAL CEDEX (sans aucun espace ni point) et LIBELLE DU BUREAU DISTRIBUTEUR CEDEX
Le nom de la ville s'écrit toujours en majuscules ainsi que le mot CEDEX.
A noter : les lignes vides peuvent être supprimées.
Ligne 1 : La dénomination sociale
Vous l'aurez remarqué, lorsqu'il...
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