Principales causes d’échec

Si la réunion s'est mal déroulée, il est nécessaire d'analyser les causes de cet échec, qui peuvent être de deux natures: soit elles concernent un problème d'organisation, soit elles se situent dans le déroulement même de la réunion.

Problèmes d'organisation

Si le délai de convocation est trop court, de nombreux désistements peuvent survenir et les participants peuvent manquer de temps pour préparer la réunion. De même, l'absence de documents préparatoires entraine une méconnaissance du sujet traité et donc un risque de désintéressement du participant au fil de la réunion.

Le fait de convoquer trop de monde amène une difficulté supplémentaire pour l'animateur et peut donner lieu à une impression de flottement dans l'organisation, certaines personnes pouvant rester longtemps à l'écart du débat ou de la discussion.

Ne pas s'être renseigné sur le niveau de compétence des intervenants peut s'avérer préjudiciable pour la réputation de l'organisateur (entreprise, association, parti politique...) Un fort retard sur le planning et les interventions hors de propos résultant d'un ordre du jour imprécis (on sait juste que l'on va parler de...).

Un lieu inadéquat par sa dimension ou sa forme peut occasionner une difficulté d'écoute pour les participants, soit parce qu'ils sont trop nombreux pour la taille de la pièce, soit parce qu'ils voient mal leurs interlocuteurs.

Une insuffisance ou inexistence de moyens, audio-visuels notamment, peut mener à une lassitude de l'auditoire. Celui-ci n'entend rien si le micro ne fonctionne pas ou visualise mal les divers présentations si le rétroprojecteur ou le portable initialement prévu est absent.

Le stationnement difficile aux abords du lieu de la réunion ou sa mauvaise signalisation (plan sur la convocation imprécis voire absent)peut occasionner d’importants retards.

L'indisponibilité d'un acteur essentiel est un frein à la dynamique du groupe et laisse une impression de perte