Le dilemme de mr demers

Pages: 10 (2327 mots) Publié le: 5 mars 2011
1. LE DEMARAGE DE LA RÉUNION
Pour qu’une réunion soit efficace et efficiente, elle doit rencontrer des préalables.
Dans le cas qui nous concerne, nous essayerons de soulever les anomalies commises par Marco soit lors du démarrage ou le lors du déroulement de sa réunion avec son équipe pour lui faire part de nos recommandation pour que celle-ci aide toute l’équipe à trouver des solutionspragmatiques aux problèmes liés à l’organisation du travail.
À la première lecture du cas, on peut constater un nombre non négligeable d’erreurs commises par Marco. Lesquelles ont fait que la réunion soit un échec, au lieu d’être un lieu de débat et de partage d’idées, en vue de sortir avec des décisions éclairées.
D’abord, Marco aurait dû, avant de commencer sa réunion, consulter l’équipe deux outrois jours avant la réunion afin que chacun puisse mentionner les points qu’il souhaite débattre lors de cette réunion, tout en leur précisant le but et les objectifs de cette rencontre. Ainsi chaque membre aura l’occasion de mentionner juste les points liés aux objectifs de la réunion.
Par la suite, et dès réception des avis des membres de l’équipe, Marco formulera l’ordre du jour qu’il doitfaire acheminer aux personnes deux jours avant le début de la réunion, pour qu’ils puissent bien se préparer aux discussions.
Avec cet ordre du jour, Marco doit inclure une fiche expliquant de manière succincte l’écart entre la situation actuelle et la situation souhaitée est jugée favorable à un bon rendement, car une organisation de travail efficace aide tous à bien performer.
Marco doitaussi faire attention au choix des participants, souvent les réunions deviennent ennuyeuses car les personnes ne sont pas concernées ni par les objectifs ni par les sujets débattus lors de cette réunion, en l’occurrence les techniciens et le commis. En revanche, le choix de participants à une réunion est de mise pour que le débat soit fructifiant. En effet, le commis et les deux techniciens ne serontpas affectés par les décisions prises, et même encore, ils ne seront pas interpellés pour participer activement au processus de prise de décision. Leur place n’est pas donc dans cette réunion. Il n’en a aucune valeur ajoutée.
Quant aux personnes concernées, soit les secrétaires et les techniciens, il n’y avait aucun partage d’information ni de consultation préalable pour leur permettre des’exprimer ouvertement sur les difficultés rencontrées ouvertement sans pour autant tomber dans les accusations mutuelles. Ce qui n’est pas du tout le but ni l’objectif de la réunion.
Il est donc primordial de bien préciser les rôles de chacun dans l’équipe en faisant référence à l’objectif de la réunion constamment. Ainsi chaque membre saura quel est son rôle dans les discussions. Ainsi, leur énergiefocalisera sur le processus de prise de décisions susceptible de combler l’écart par rapport à l’organisation du travail.
S’ajoute à cela le rôle de l’animateur, Marco semble avoir un rôle effacé et passif, dès le début de la réunion il doit se positionner comme animateur ferme, mais délicat afin de mieux orchestrer les débats et les canaliser pour qu’ils aillent dans le sens des objectifs de laréunion préalablement définis.
On peut aussi noter la quasi absence de chronométreur qui va aider l’équipe à bien gérer le temps. Marco devait donc désigner une personne qui se chargera d’informer les membres une fois les30 mn, les ¾ et lors des derniers5mn du temps alloué à la réunion.
Un scripteur doit aussi être désigné afin de mettre à contribution toute les idées exprimées en les notant detelle sorte à ce que tout le monde puisse les visualiser, et ainsi encourager tous à participer activement au brainstorming. En effet, c’est ainsi que le brassage d’idées va être propulsé et les personnes se sentent interpellées.
Une réunion sans secrétaire est une réunion qui tombe dans l’oubli à la sortie de la salle. Marco doit impérativement désigner une ou un secrétaire afin de noter ce...
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