ETUDE SUR LE MARCHE DE L’EXPENSE MANAGEMENT

DES AMELIORATIONS EN TRAVEL&EXPENSE MANAGEMENT PEUVENT ENGENDRER DES ECONOMIES CONSIDERABLES TOUT EN AMELIORANT LA GESTION ET EN REDUISANT LES FRAUDES.

Le T&E management est une activité sur laquelle les entreprises se concentrent de plus en plus, surtout depuis les dernières crises économiques. Avec la bonne politique, les bons procédés et les bons systèmes en place, des gains significatifs peuvent être faits en terme d’’efficacité, d’économies et de conformité.
Les entreprises ont deux objectifs principaux quand il s’agit d’Expense Management :
-Améliorer la conformité régulant le fonctionnement de l’entreprise. Une bonne politique T&E et une amélioration de la qualité des rapports accroît la visibilité et réduit les abus et les fraudes. Ces améliorations aident les entreprises à atteindre leurs objectifs tout en respectant les conditions règlementaires.
-Réduire les coûts. Des économies directes et indirectes sont possibles en organisant mieux certaines activités comme le T&E management, il faut des technologies appropriées et une Expense Team bien organisée. Par exemple, selon des experts de l’industrie, un système d’Expense Management automatisé peut réduire les coûts de cette activité de 30-40%.
Cela implique qu’il faut s’attaquer à trois domaines :
-La politique et les règles qui dictent aux employés quelles dépenses sont acceptables, si ils ont besoin d’avoir l’accord préalable de leur supérieur pour dépenser, et quand et comment déposer leurs demandes de remboursement.
-Les procédés pour classer les demandes d’indemnisation, les factures collectées, les dépenses autorisées qu’il faut rembourser, la TVA à reverser… La plupart de ces procédés peuvent être sous-traités par des spécialistes.
-Les systèmes qui peuvent être automatisés ou manuels, indépendants ou intégrés à d’autres systèmes informatiques (e.g outils de réservation en ligne, solutions de paiement par carte). Les entreprises