Les qualités d'une secrétaire

Pages: 17 (4042 mots) Publié le: 14 juillet 2013
Le profil de la secrétaire

A QUI S’ADRESSE CE SUPPORT ?

Ce support de formation s’adresse à tout formateur qui, dans le cadre de sa vie professionnelle, a besoin de mieux connaître et cerner le profil de la secrétaire.

Ce module consiste de la part de son utilisateur, un certain nombre de qualités :
• Esprit d’analyse et de synthèse ;
• Concision ;
•Objectivité ;
• Un sens de communication efficace.

CONNAISSANCES ET MOYENS NECESSAIRES :

Pour profiter pleinement de ce module, il recommandé d’avoir un niveau en français et quelques vocabulaires techniques.

Certains exercices nécessiteront l’utilisation d’un poste secrétaire équipé d’un micro-ordinateur, d’un poste téléphone, et une machine à écrire …

METHODEPEDAGOGIQUE :

Ce support est un outil qui permettra d’acquérir le savoir, le savoir -être et le savoir –faire nécessaire pour être opérationnel dans la vie professionnelle.

La démarche pédagogique adoptée consiste à faire assimiler ces savoirs à travers un certain nombre de séquences, qui ont presque toutes la même structure :

• une phase théorique,
• une phase de consolidation àtravers des exercices et des mises en situations ;
• une phase d’évaluation du travail accompli et des points à améliorer.

DECOUPAGE DES SEANCES :

Ce support est prévu pour une durée de 12 heures environ, selon votre situation, votre expérience, vous mettrez un peu plus ou un peu moins de temps pour le faire, ce qui est normal.


Objectifs de l'examen de fin demodule:
1) Le stagiaire est appelé à identifier et distinguer les qualités intellectuelles, morales et physiques d’une bonne secrétaire.

2) A partir des mises en situation pratique, le stagiaire doit être capable de mettre en pratique ces qualités face aux différents publics de l’entreprise.

3) Le stagiaire doit être capable d’identifier les composants du poste de travail ainsi queleur rôles.










Plan:






A- Les qualités d’une bonne secrétaire :


1- Le sens de la communication
2- La présentation vestimentaire  
3- L’initiative
4- La discrétion et la loyauté  
5- La disponibilité, la rapidité et la fiabilité  
6- La mémoire  
7- L’ordre et la netteté  


Le matériel dela secrétaire :


a- La machine à écrire et le micro-ordinateur
b- Le scanner 
c- Les outils de communication vocale 


Les différents publics de la secrétaire :



d- Le public interne à l’entreprise
e- Les clients
f- Les actionnaires


Avant d’apprendre les qualités d’une bonnesecrétaire (A) :

1. Prendre conscience du sens de communication chez la secrétaire ;
2. Distinguer les qualités physiques, intellectuelles et morales.



INTRODUCTION :


Selon l’avis des professionnels du métier, la secrétaire est la personne qui effectue diverses tâches administratives et qui seconde les gestionnaires et les responsables dans le travail de bureau ce quinécessite une bonne maîtrise du savoir, savoir être et savoir faire.

La présence de techniques de pointe dans les bureaux exige cependant de la secrétaire de mettre régulièrement à jour ses habiletés à utiliser les différents outils de travail;les logiciels d’application, la machine à écrire, le télécopieur, le scanner ,le modem , entre autres , partie du matériel en constante évolution.A. Les qualités d’une bonne secrétaire :

Afin de réussir sa profession, la secrétaire oit posséder diverses qualités, intellectuelles, physiques et morales.


1. Le sens de la communication :

Avant d’aborder les techniques qui permettent une communication de qualité pour une secrétaire, il paraît utile d’en rappeler les facteurs de base :


➢ Les facteurs de base :...
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