Les réunions

Pages: 5 (1107 mots) Publié le: 28 mai 2013
Introduction
Les réunions sont un moyen de partager, au sein d’un groupe de personnes, un même niveau de connaissance sur un sujet ou un problème et de prendre des décisions collectivement. Qui plus est, des décisions prises collectivement, avec des représentants des différentes entités concernées, seront beaucoup plus facilement acceptées de tous.
Néanmoins, les réunions sont « chronophages »(traduisez « consommatrices en matière de temps ») et doivent donc être les plus courtes possible et menées dans un soucis d’efficacité, afin notamment de déboucher sur des actions concrètes.
On appelle conduite de réunion l’ensemble des actions à entreprendre afin d’organiser et de mener une réunion dans de bonnes conditions et permettant de la faire suivre d’effets.
Cet article constitue unensemble de recommandations afin de vous permettre de vous aider à organiser vos réunions. A aucun moment il ne s’agit de prescriptions obligatoires.
Avant la réunion

Opportunité de la réunion
Avant tout chose, la raison d’être de la tenue d’une réunion doit être mûrement réfléchie afin de ne pas céder aux travers de la « réunionnite aigüe »  :
Quel est l’objectif de la réunion ?
Une réuniontéléphonique peut-elle être suffisante ?
Une web conférence ou réunion en classe virtuelle (via internet) suffirait-elle ?
Périmètre de la réunion
Nombre et qualité des participants  : Il est souhaitable de réunir un nombre restreint de participants, afin de ne pas risquer de rendre la réunion peu efficace. Il est également nécessaire d’harmoniser le profil des participants, en particulier enfonction du niveau technique ou politique.
Durée : Idéalement, la durée de la réunion ne devrait pas dépasser 2 heures.
Ordre du jour  : Il s’agit du découpage horaire du temps de  travail en sujets bien formulés. Il est nécessaire de minuter correctement les différents sujets de l’ordre du jour
Date et réservation de la salle
En fonction du nombre de participants, il est nécessaire de trouverune salle de réunion libre à une date où les participants sont disponibles. Les périodes de vacances scolaires doivent notamment être évitées dans la mesure du possible.
La date de la réunion doit être prévue au minimum 15 jours à l’avance, afin de permettre l’envoi des invitations et des convocations aux participants dans des délais décents.
La salle devra notamment être choisie en fonction descontraintes suivantes  :
Capacité de la salle (en terme de places assises) ;
Dimensions et forme de la salle (selon le type de présentation ou d’animation) ;
Besoin d’un accès à internet ;
Présence d’ordinateurs et de moyens audiovisuels (vidéo projecteur).
Prévenir les participants
Diffuser l’ordre du jour à l’ensemble des participants, en précisant notamment le lieu ainsi que l’heure dedébut et de fin de la réunion. Eventuellement transmettre un plan d’accès récapitulant les principales facilités (métro, arrêt de bus, gare) à proximité du lieu de la réunion.
Si possible et afin d’optimiser l’efficacité des échanges, un document préparatoire, envoyé préalablement à la tenue de la réunion et situant le contexte, faisant éventuellement apparaître quelques questions clés, permettraaux participants de mieux préparer leur intervention.
Convocation  : Selon les entreprises ou organisation, une convocation doit être établie pour les personnels afin qu’un ordre de mission leur soit adressé. Il s’agit de contraintes réglementaires permettant de valider le déplacement des personnels.
Invitation  : une invitation devra être adressée aux participants autres que les personnels del'entreprise ou de l'organisation.
Pendant la réunion

Tour de table
Un « tour de table » permet à chacun de se présenter brièvement et ainsi de permettre aux nouveaux ou aux personnalités extérieures de situer la fonction de chaque intervenant.
Il est fortement recommandé de demander aux participants de faire un effort particulier lors de la description de leur activité et notamment...
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