F1 – Soutien à la communication et aux relations internes et externes
Le rapport
I. Qu’est-ce qu’un rapport ?
A. Les caractéristiques générales
Document interne qui circule de façon ascendante, le rapport est un écrit synthétique qui fait le point sur un sujet déterminé.
Le rapport expose, après analyse, le résultat d’une étude. Il donne un avis motivé et circonstancié.
Il propose des solutions pour orienter la prise de décision (amélioration de la situation examinée).
L’auteur prend position et s’engage par sa signature au bas du rapport.
B. L’origine
1. Le rapport à la demande de la hiérarchie
Il doit, dans ce cas-là, faire le point sur un sujet donné. Il donnera connaissance de tous les éléments d’information nécessaires à la prise de décision.
2. Le rapport à l’initiative de l’employé
Il peut être nécessaire lorsque la personne souhaite attirer l’attention de son supérieur sur un sujet donné, un problème rencontré, des idées nouvelles, des suggestions….
II Ses caractéristiques
A. Les différents types
1. Le rapport d’étude
Il analyse l’existant et propose une ou plusieurs solutions d’amélioration.
2. Le rapport d’opportunité
Il étudie la nécessité de procéder à un investissement important.
3. Le rapport de synthèse
Il fait le point sur un sujet particulier (le plus souvent à partir de documents). Lorsqu’il ne propose aucune action, il s’agit d’une note de synthèse.
B. La forme
Le rapport peut être oral ou écrit, le plus souvent (cas de soutenance orale). Sa présentation est libre.
Certains éléments doivent impérativement figurer : l’émetteur, le(s) destinataire(s), la date, l’objet – présenté après la mention « objet » ou dans le titre « Rapport sur… » –, le signataire, les éventuelles pièces jointes, annoncées en haut ou à la fin du rapport.
La structure doit être apparente (titres, paragraphes, numérotation, mise en relief d’informations…).
Si le rapport est long, l’organiser sous la forme d’un dossier avec page de couverture,