Communication
Les Réunions
I) Préparation de la réunion
1) Préparation de la réunion

* Définir objectifs et type de réunion * Cette réunion est-elle bien nécessaire ? * Où le problème peut-il être résolu d’une autre façon ? * Quels seront les points à traiter ? * Y aura t-il des décisions à prendre et lesquelles ?
2) Rédiger un ordre du jour précis

* Fil conducteur avec les différentes étapes de la réunion et les points à aborder. Il vaut mieux prévoir large pour les questions qui portent à débat.

* Ne pas oublier l’intro, les temps de tables habituel et les pauses.
3) Déterminer date, heure et temps nécessaire au déroulement de la réunion

Idéal mardi, jeudi 9h (pas mercredi car jour des enfants)
4) Choisir le lieu de la réunion
5) Choisir les participants

* Les personnes qui détiennent des infos intéressantes, celles qui doivent participer aux décisions. Celles qui devront les appliquer. * Inscrire le nom des participants en face de chaque points de l’ordre du jour.
6) Inviter les participants

* Leur communiquer la date et l’heure mais aussi durée et les points à l’ordre du jour. * Leur envoyer les documents qui pourraient leur permettre de prendre connaissance des informations préalables. * Bien avertir les participants qui auront à prendre la parole. * Leur communiquer les sujets qu’ils devront aborder et le temps dont ils disposeront. * Selon le type de réunion, leur donner la possibilité d’ajouter des points à l’ordre du jour. * Une réponse est souhaitée et une semaine avant la réunion on relance les personnes qui n’ont pas répondu.
7) Prévoir les conditions matériels

* Dispo des tables * Feuille * Stylo * Docs à distrib * Prendre pour rédiger compte rendu

8) Régler les conditions matériels

* Se procurer le matos * Réserver la salle * Faire photocopie * Rafraichissement
9) Préparer votre intervention

Réfléchir aux participants qui