Manuel de procédure

Pages: 7 (1553 mots) Publié le: 13 février 2012
OCB

MANUEL DE PROCEDURES FINANCIERES
Et de Gestion des Activités



MANUEL DE PROCEDURES FINANCIERES

Ce présent manuel de procédures financières a pour objectif de fixer selon un certain ordre les différentes étapes d’une démarche où sont consignées les procédures, les normes et les régles relatives aux méthodes de gestion et de contrôle de l’OCB. C’est un document de référence quipeut être considéré comme le complément du règlement intérieur en ce sens que pour chaque opération de l’OCB, il précise dans le détail, qui , quand et comment , on doit l’exécuter.

L’utilité de ce manuel se résume à :
- justifier toutes les actions menées au niveau de l’OCB
- sécuriser les membres
- instaurer une transparence dans la gestion
- veiller à une bonne répartition des tâches- parvenir à une efficacité dans le travail
- éviter les conflits de compétences
- réguler les rapports entre les membres
- faciliter les contrôles
- donner une certaine crédibilité à l’OCB

1. NORMES DE GESTION DE LA CAISSE

- la caisse doit être tenue par le trésorier
- la caisse doit servir à engager de menues dépenses
- pour des raisons de sécurité, le plafond de la caisse estfixé à ………………..FCFA
- une dépense de la petite caisse ne doit excéder 15000 FCFA
- le décaissement de somme d’argent excédent 15000 FCFA n’est autorisé que si le paiement par chèque n’est pas aisé ou souhaité ;
- un réapprovisionnement de la caisse doit être effectué à chaque fois que le solde de la caisse atteint 5000 FCFA
- toutes les sorties d’argent de la caisse doivent être justifiées désla réalisation de la dépense
- une vérification de la caisse doit être effectuée avant tout réapprovisionnement
- un décaissement pour une avance d’un montant supérieur à 15000 FCFA doit être autorisé par le Président
- des contrôles inopinés peuvent être réalisés à tout moment par les commissaires aux comptes

2. PROCEDURE DE REAPPROVISIONNEMENT DE LA CAISSE

- demander unréapprovisionnement de la caisse si le solde est inférieur ou égal à 5000 FCFA
- contrôler les piéces justificatives et enregistrements comptables correspondants
- établir un chéque d’un montant égal au total des dépenses justifiées
- classer les piéces justificatives

3. NORMES DE GESTION DE LA BANQUE

- le trésorier est seul détenteur du chéquier ou du carnet de caisse d’épargne
- les chèques sontétablis par le trésorier et sont signés par le président et le trésorier
- les dépenses importantes ( à partir de 15000 FCFA ) doivent être faites par chèque ou par un retrait à la caisse d’épargne ;
- le découvert bancaire n’est pas souhaitable
- le niveau des disponibilités financières en banque doit être toujours vérifié avant l’établissement d’un chèque
- toutes les sorties d’argent de labanque doivent faire l’objet d’une justification et d’un enregistrement comptable
- un rapprochement bancaire doit être fait à la fin de chaque mois
- les chèques annulés doivent faire l’objet d’un enregistrement comptable avant leur classement

4. PROCEDURE D’ACHAT

Elle s’applique aux opérations d’investissement dont le montant est supérieur à 100000 FCFA

- expression du besoin d’achatpar toute personne membre de l’OCB
- approbation de la demande d’achat par visa du président ( cachet et signature )
- consultation de prix ( facture pro format )
- sélection de la meilleure offre technique et financière par appel d’offres
- établissement de la commande ( bon de commande )
- règlement partiel ou total de la commande par chèque et enregistrement de l’opération
- réceptionde la commande ( PV de réception après contrôle de la quantité, de la qualité et du prix )
- règlement du reliquat s’il y a lieu et enregistrement dans le grand livre

5. PROCEDURE D’EXECUTION DE MENUES DEPENSES

- expression de besoins
- consultation de prix
- sélection de la meilleure offre ( en tenant compte du rapport qualité/prix)
- approbation de la demande d’achat
- achat
-...
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