Manuel d'organisation de la fonction comptabilité

Pages: 18 (4489 mots) Publié le: 20 juin 2011
Petit manuel d’organisation administrative comptable
et commerciale
Ce recueil de procédures peut être remis au créateur, gérant, associés, personnes en charge de la gestion d’une entreprise, pour leur permettre d’appliquer les premières règles d’organisation indispensables.
Avant-propos
Ce recueil des procédures est destiné aux créateurs (entreprises de moins de vingt salariés) afin de lesaider dans la mise en place de l’organisation de leur entreprise. Il ne peut être exhaustif et chaque entreprise est tenue d’établir son propre manuel des procédures en fonction de son activité.
Il devra faire l’objet d’une mise à jour régulière afin de tenir compte des changements de législation et de l’évolution de l’entreprise.
SOMMAIRE

I – LES OBJECTIFS D’UNE BONNE ORGANISATIONADMINISTRATIVE
II – RAPPEL DES PRINCIPES DE CONTROLE INTERNE
2.1 Séparation des fonctions
2.2 Définition des fonctions
2.3 Enregistrement correct et sans délai des opérations
2.4 Protections matérielles et juridiques
III – PROCEDURES GENERALES
3.1 L’importance du classement
3.2 Traitement du courrier
3.2.1-Traitement du courrier reçu
3.2.2-Traitement du courrier départ
3.3 La trésorerie3.3.1-Règles de base
3.3.2-Tenue de la caisse
3.3.3-Protection des disponibilités
3.3.4-Emission de chèques
3.3.5-Suivi de la trésorerie et rapprochement bancaire

3.4 Les achats de marchandises et de frais généraux
3.4.1-Commandes
3.4.2-Réception des marchandises
3.4.3-Réception des factures
3.4.4-Comptabilisation
3.4.5-Règlement
3.4.6-Traitement des retours de marchandises
3.5 Les ventes,prestations de services et les clients
3.5.1-Commandes
3.5.2-Livraisons
3.5.3-Facturation
3.5.4-Règlements et gestion des comptes clients
3.5.5-Avoirs clients
3.5.6-Comptabilisation
3.6 Inventaire physique

3.7 La gestion du personnel et des charges sociales
3.7.1-Règles de base
3.7.2-Embauche
3.7.3.-Etablissements des fiches de paie et charges sociales
3.7.4 -Gestion des congés etabsences
3.7.5-Sanctions disciplinaires
3.7.6-Gestion des maladies
3.7.7-Registres obligatoires
3.7.8-Affichages obligatoires
3.7.9-Utilisation des véhicules

3.8 La fiscalité
3.8.1. la TVA
3.8.2 Exonérations
3.9 Le juridique

IV – COMPTABILITÉ INFORMATISÉE

V – ARCHIVAGE

VI – DELAIS DE CONSERVATION DES DOCUMENTS
◊◊◊

I – LES OBJECTIFS D’UNE BONNE ORGANISATION ADMINISTRATIVE
Ilest important pour une entreprise de mettre en place une bonne organisation administrative et comptable afin de :
* ne perdre aucun document
* gagner du temps
* sauvegarder le patrimoine de l’entreprise
* suivre sereinement la gestion de son entreprise
* éviter les rappels en matière fiscale et sociale

II – RAPPEL DES PRINCIPES DE CONTRÔLE INTERNE

2.1 Séparation des fonctions
Lacomptabilité a une dimension matérielle : elle résulte de toute une série d’enregistrements qui représentent des opérations multiples.
La fiabilité d’une comptabilité dépend du système et des procédures de contrôle interne.
Les objectifs du contrôle interne sont les suivants :
* Prévenir les erreurs et les fraudes
* Protéger l’intégrité des biens et des ressources de l’entreprise
* Gérerrationnellement les biens de l’entreprise
* Assurer un enregistrement correct en comptabilité de toutes les opérations
La réalisation de ces objectifs se fera notamment par la séparation des tâches.
Quatre fonctions peuvent être distinguées au sein d’une entreprise :
* Fonction de décision
* Fonction de conservation de patrimoine (personnes ayant à leur charge la conservation ou l’entretien desimmobilisations, des stocks, des liquidités)
* Fonction se rapportant à la comptabilité (enregistrement des flux qui affectent les biens de l’entreprise, des correctifs d’inventaire, et établissement des états financiers)
* Fonction de contrôle
La distinction de ces fonctions est fondamentale sur le plan du contrôle interne parce qu’une séparation des tâches (impossibilité de cumuler deux...
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