FICHE PRATIQUE

METTRE EN PLACE UN ERP AVEC SUCCES

La mise en place d’un ERP (c’est-à-dire d’un progiciel de gestion intégrée, qui gère tout les flux des produits, des commandes aux livraisons, y compris, stocks, approvisionnements, facturation…) dans les entreprises est fréquemment difficile : A la mise en service, le logiciel est souvent mal adapté, des fonctionnalités manquent, le personnel est mal formé, la documentation est absente… Et l’entreprise entre alors dans une véritable galère qui peut durer des années. Cette fiche donne quelques conseils pour bien réussir.

Les écueils essentiels à éviter

Lors de la mise au point initiale pour le paramétrage du logiciel, on se focalise souvent sur le processus nominal. Or ces logiciels savent en général parfaitement réaliser les opérations courantes. Les problèmes proviennent des opérations rares ou accessoires : report d’une année sur l’autre, inclusion de documents, élaboration de statistiques et de bilans, traitement des commandes « spéciales », etc… Et, dans ce domaine, les pièges fourmillent et ils peuvent rendre le logiciel impraticable à cause de détails en fait « fondamentaux »…

Lorsque l’on n’a pas trop l’habitude de ces logiciels, il est très conseillé de se faire assister par un conseil expérimenté, extérieur à l’éditeur ou à l’installateur. Ce conseil doit bien connaître les défauts courants des ERP et la démarche qualité fonctionnelle. Il vous aidera efficacement à mettre en place un ERP réussi.

Les étapes

1- Commencer par schématiser toutes les étapes du processus qui va de la commande (parfois de la prospection) à la facturation, en incluant également toutes les autres opérations annexes : gestion des différents stocks, bilans, comptabilité, connaissance des prix de revient… Vous devez retrouver dans ces schémas tous les postes de travail et toutes les fonctions qui sont concernés de près ou de loin.

2- Interviewer les différents acteurs pour bien comprendre leurs besoins