Note de 4 pages : la gestion des plannings

Pages: 8 (1917 mots) Publié le: 21 février 2013
BVAD, Bien Vivre A Domicile, est une association de loi 1901 à but non lucratif. Depuis 1977, elle a pour but d’aider et d’accompagner au mieux les personnes en situation de handicap ou dépendantes dans les gestes de la vie quotidienne. BVAD a pour objectifs la mise en œuvre d’interventions individualisées, le développement de la qualité des interventions et des services. Le responsable desecteur occupe un poste clé autant dans l’organisation et la gestion des activités de l’aide à domicile, que dans l’animation de son équipe et le bon déroulement des interventions. Il est l’interface entre l’usager et l’intervenant et assure ses missions par le biais d’un outil : le planning. Nous allons voir comment sont gérés les plannings. Puis nous expliquerons les avantages et les limites de cetteactivité au sein de la structure.

Lors d’une ouverture de dossier, une évaluation du besoin est réalisée par le responsable de secteur soit par entretien physique au domicile de l’usager soit par entretien téléphonique. Cet entretien permet d’apprécier la situation du bénéficiaire : seuil d’incapacité, situation familiale, personnalité de l’usager, identification des besoins et du cadre de vie(type d’habitation, niveau de confort, de salubrité)… Le recueil de ces différents éléments est indispensable pour élaborer un plan d’aide personnalisé afin de répondre au mieux à la demande en organisant des interventions en coopération avec les auxiliaires de vie. Une feuille de renseignements et un dossier individuel de prise en charge sont remplis lors de la visite. Les renseignementsrecueillis seront enregistrés informatiquement au retour de la visite permettant de conserver une trace et d’avoir un accès plus rapide aux informations. Une dépliant est également remise à l’usager lui permettant de garder les informations de l’association (adresses, numéro de téléphone, nom de sa responsable…). Le responsable du dossier entame par la suite une procédure visant à préparer le démarragedes interventions. Après le calcul du nombre d’heures accordées par semaine et la connaissance des disponibilités de l’usager, les besoins sont traduits en tâches précises donnant lieu à la fréquence et à la répartition des heures des interventions. Par exemple, deux heures d’interventions un mardi après midi pour des tâches ménagères, une heure d’intervention tous les matins de 8 h à 9 h pour lelever, l’aide à la toilette et l’aide à la prise du repas. Une auxiliaire de vie est choisie selon plusieurs critères tels que la nature des tâches à effectuer (ménage, toilette, transfert,…) ou encore l’adéquation entre la personnalité de l’usager et celle du salarié. Puis enfin, les heures sont placées sur le planning informatique du salarié. La responsable de secteur doit établir le planning enrespectant plusieurs modalités : amplitudes horaires, heures du contrat du salarié, heures accordées au bénéficiaire. Elle doit également veiller au bon déroulement des interventions. Pour cela, L’équipe BVAD s’engage à une qualité d’écoute permettant une mise en confiance et une meilleure compréhension de la demande

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(reformulation si besoin) .Les professionnels du service doivent être enmesure de réagir en cas d’imprévu. Deux situations sont possibles. Première situation, l’usager peut être absent de son domicile suite à une hospitalisation, à un rendez vous ou encore pour raisons personnelles. Si l’usager tient au courant le service de son absence en avance, l’annulation de l’intervention peut être directement modifiée informatiquement et le salarié est prévenu par téléphone ouun planning lui sera envoyé (par courrier ou par mail) ou lui sera remis au bureau. L’intervention annulée peut être reportée ultérieurement dans le mois à la demande de l’usager. Mais si l’usager ne peut pas prévenir le bureau suite à une hospitalisation par exemple, les employés administratifs doivent avertir les intervenantes dès la situation connue. L’absence est ensuite précisée et...
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