Epinal, le 14 avril 2014
De l’Assistante Manager

NOTE D’INFORMATION
A Monsieur Fabre,
Responsable,
Objet : Mise en place nouvelle procédure pour les fournitures de bureau
Pièces-jointes : Imprimé demande de fourniture

Ces derniers temps, il a été constaté un mécontentement des agences de notre département concernant le délai de livraison de leurs fournitures.
Une analyse rapide de la situation conduit à penser qu’il est nécessaire d’instaurer la mise en place d’une nouvelle procédure pour les fournitures de bureau, les causes, les objectifs et intérêts ainsi que le projet de procédure formeront les principaux points.

1. Constat
Après avoir recueilli plusieurs mécontentements des différentes agences, dus à des problèmes de gestion des fournitures de bureau, occasionnés par une absence de procédure puisque comme vous le savez les demandes se font par mail ou fax au moment où les agences sont en manque de matériel. Mais aussi dus à inventaire inexistant qui occasionne donc des ruptures de stock ou des retards de livraison puisque les commandes se font souvent quand le manque est déjà présent dans l’agence.

2. Objectifs et intérêt pour l’entreprise

Cette nouvelle procédure permettra à chacun une meilleure gestion et organisation de l’approvisionnement et donc une satisfaction de tous les employeurs de nos agences concernant leurs stocks en fourniture.
L’imprimé sera envoyé directement à notre agence, ce qui permettra une meilleure visualisation des demandes pour chaque agence et pour chaque mois. Les retards de livraison devraient être inexistants puisque nous anticiperons les besoins de fourniture de chaque agence grâce à un suivi mensuel. Par ailleurs nous bénéficierons toujours de tarifs préférentiels puisque les commandes seront toujours passées groupées.

3. Projet d’organisation

Cet imprimé sera tout d’abord en format papier, à remplir par le responsable de bureau de chaque agence qui se chargera de gérer les