Organisation Gestion des problèmes dans une entreprise

Pages: 5 (1470 mots) Publié le: 16 novembre 2015





DEVOIR N°1 : Organisation et Planification

1 -
Pour ce devoir nous proposerons une résolution d’un problème rencontré pendant un stage effectué pendant l’année 2014 au sein de la structure Teleperformance Holding. La structure (siège social uniquement composé de la direction) est composé de 49 salariés ce qui la catégorise en petite entreprise.

Le problème exposé est le suivant :l’assistante de direction, Madame Dupuy, a oublié de réserver l’hôtel du CEO M. Prouver lors de son voyage d’affaires à Bruxelles.

Tout d’abord, il est important de signaler qu’il s’agit d’un problème de but car le besoin n’est pas satisfait.
Nous nous poserons une question essentielle à la résolution de ce problème : Quelles sont les raisons qui ont fait que Madame Dupuy dénommée ici commel’Assistante de Direction ait oublié un détail si important puisque cet oubli nuit au bon fonctionnement de la société ?

Il est tout d’abord important de caractériser le problème, nous utiliserons donc la méthode UGIF pour caractériser le problème :


INDICATION DU PROBLÈME : Oubli d’une tâche confiée par la Direction **
Urgent
Grave
Important
Fréquent
EST / N’EST PAS
EST / N’EST PAS
EST / N’EST PAS
EST /N’EST PAS
X
X
X
/

Est considéré comme positif le symbole « X » (Problème est…)
Est considéré comme négatif le symbole « / » (Problème n’est pas…)

Nous pouvons maintenant passer à la deuxième étape de la résolution du problème, à savoir l’analyse des causes de celui-ci.
Pour ce faire, nous utiliserons la méthode QQOQCP qui consiste à se poser les questions suivantes :

Quoi ?
L’omission d’unetâche confiée par la Direction
Qui ?
Entre le CEO et son Assistante
Où ?
Au bureau
Comment ?
N/A
Pourquoi ?
Un oubli involontaire ou volontaire
Quand ?
Durant le déplacement du dirigeant


En effet, le QQOQCP est une démarche basée sur un questionnement méthodique sous forme d’une check-list. Cette méthode permet de cerner le problème en analysant toutes les possibilités.
Nous pouvons passerà la troisième étape de la résolution du problème, à savoir la recherche des solutions correctives.
Nous aurions pu utiliser la méthode d’Ishikawa à savoir le travail collectif, mais étant donné l’urgence du problème et l’absence du CEO au bureau, un brainstorming ne serait pas approprié à la situation.
De ce fait, nous allons lister les solutions en les classant en trois catégories :

A-Solution Palliative :
Le CEO commande lui même un hôtel sur place sans en faire part à son assistante afin de ne pas instaurer un climat tendu.

B- Solution Curative : Le CEO appelle son assistante en lui expliquant que son oubli l’a mis dans une situation inconfortable avant sa réunion et qu’il est très mécontent. Dans ce cas, l’Assistante s’excusera et ne refera pas d’oubli sous peine de rupturede son contrat de travail.

C- Solution Préventive : Le PDG confirme avec son assistante quelques heures avant son arrivée que l’hôtel a bien été réservé.

Encore une fois, le brainstorming n’est pas approprié à ce cas de figure étant donné l’absence du directeur dans les locaux.

Nous pouvons à présent passer au choix de solution la plus adaptée. Nous utiliserons la méthode du TableauAvantages/Inconvénients, méthode la plus adaptée dans ce cas pratique :


Avantages
Inconvénients
Solution Palliative
(Le CEO commande lui même un hôtel sur place sans en faire part à son assistante et ainsi ne pas avoir de troubles avec celle-ci.)
Aucun, quand un PDG demande à une assistante de lui réserver une chambre d’hôtel, le fait que le Directeur commande tout seul son hôtel sans en faire part àson assistante ne confère aucun avantage à la résolution de ce problème.
- Solution peu utilisée compte tenu de la hiérarchie d’une entreprise. Néanmoins, certains PDG le font eux-mêmes.
Seulement, dans ce cas de figure, la requête a été formulée et demandée par le PDG à son Assistante.
Solution Curative
(Le CEO appelle son assistante en lui expliquant que son oubli l’a mit dans une situation...
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