Pfe comptabilité

Pages: 6 (1453 mots) Publié le: 4 août 2011
INTRODUCTION

À l’occasion de ma dernière période de formation en entreprise, j’ai pris part à l’activité d’une concession automobile.
Mon étude porte sur « le suivi des comptes clients », activité principale durant ma période de formation.
J’ai travaillé essentiellement avec Excel et avec un progiciel CARBASE qui s’exécute à partir d’un navigateur internet (ici Internet Explorer). L’avantagequ’il présente est que tous les services des deux concessions travaillent avec (atelier, véhicules neufs, véhicules d’occasions, pièces détachées, caisse, comptabilité, etc.). Les données saisies par une concession seront visibles chez l’autre instantanément. J’ai aussi utilisé WORD afin d’effectuer les relances clients. Le système d’exploitation des ordinateurs est Windows XP.
Ce travail doitêtre fait tous les mois, il a pour but de justifier les soldes des comptes clients lorsqu’ils ne sont pas soldés afin de trouver les éventuelles erreurs.
Durant ces cinq semaines, j’ai travaillé dans le bureau de ma tutrice, elle m’a appris à utiliser correctement le progiciel CARBASE et m’a aidé tout au long de la formation.
Ce choix me paraît intéressant, car il permet justifier le solde descomptes clients et d’y corriger les erreurs présentes, et montre comment la comptabilité interagit avec les autres services.

LE SUIVI DES COMPTES CLIENTS

Ma tutrice m’a confié le suivi des comptes clients, elle m’a aidé tout au long de la formation et m’a appris à me servir du logiciel : consulter les comptes clients, rechercher une facture dans les différents services, passer des écriturescomptables, éditer les balances des comptes et grands livres, etc.

Préparation des documents
Pour commencer le suivi, je me rends sous CARBASE dans la section comptabilité (annexe n°1), je vais éditer la balance de tous les comptes clients non soldés sous forme de fichier Excel (option à cocher via le progiciel).
Le fichier créé (annexe n°5) j’ai dû le mettre en forme en supprimant les colonnesinutiles et en ne laissant que les colonnes me renseignant sur :
le numéro du compte client
le libellé du compte client
le solde du compte client.
Pour compléter le tableau, je vais ajouter de nouvelles colonnes :
commentaire
doit comporter un ordre précis et défini afin de pouvoir filtrer la colonne
action(s)
détails de la colonne « commentaire » ou numéro de pièce del’écriture
nouveau solde
solde du compte une fois l’(les)action(s) menée(s)
état
indique si le compte ne présente plus de problème(s).
Avant d’aller consulter les comptes, j’ai trié les soldes par ordre décroissant afin de traiter en priorité les plus gros montants. Le fichier étant maintenant prêt je pouvais aller consulter dans CARBASE tous les comptes du fichier Excel et compléter ce dernier.Tout au long du suivi j’ai complété les colonnes « nouveau solde » et « état ».

Isolements des comptes corrects
Dans un premier temps, j’ai isolé les comptes (annexe n°2) qui ne présentaient aucune action à mener, ce sont les comptes qui présentaient uniquement des factures datant du mois de novembre/décembre et des acomptes sur les véhicules datant de moins de trois mois. Dans la colonne «commentaire » de mon fichier Excel j’inscrivais « le mois de la facture la plus ancienne » ou « acompte ».
Ensuite j’ai utilisé un filtre pour la colonne « commentaire » qui ne laisse apparaitre que les cellules vides, ce qui me permettait d’afficher les comptes non traités et qui présentaient diverses erreurs.

Transmissions des fichiers clients aux services concernés
J’ai consulté les comptesrestants afin de déterminer à quel service je devais transmettre le fichier client (édition du grand livre ; annexe n°3).
Les services sont responsables de leurs clients, c’est eux qui comptabilisent les factures/avoirs et relancent téléphoniquement les clients.

Régularisations des comptes
Les comptes dont le solde s’élevait à quelques centimes d’euros (ou légèrement plus, 2€ maximum)...
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