Préparer une réunion

Pages: 27 (6507 mots) Publié le: 7 mars 2011
Chapitre 14

Assurer la logistique d’une réunion

Transversalité

Ce chapitre se situe en fin de 1re année. Il prépare donc les étudiant(e)s à :
– l’épreuve E4 : présentation d’une situation « gérer une réunion » grâce à l’observation et l’analyse d’une réunion « vécue » pendant la période de stage ;
– l’épreuve E6 : réalisation d’une action professionnelle en activité de soutien(contribution à l’organisation d’une réunion) ou en activité déléguée (prise en charge en autonomie de l’organisation d’une réunion).

Situation professionnelle : Irrigazette, p. 185

Réflexion, p. 186

1. Quel est le type de réunion mise en œuvre ? Quels en sont les enjeux ?

Proposition de réponse

Il s’agit d’un comité de rédaction, donc d’une réunion de concertation annuelle, avecprise de recul par rapport aux résultats de l’année et leçons à en tirer. La planification des actions majeures de l’année à venir et des orientations du magazine est à prévoir.
Le comité doit réfléchir sur la promotion du monde de l’irrigation, ses innovations et s’adapter à l’évolution des mentalités, aux lois et nouvelles politiques menées par le gouvernement.

2. Quelles sont lescontraintes (temps, lieu, coût…) à respecter ?

Proposition de réponse

Les différentes contraintes à respecter sont les suivantes :
– temps : le comité se déroule sur une journée. Il a lieu en fin d’année, au mois de décembre ou janvier ;
– lieu : ville d’Aix-en-Provence. Il faut prévoir un lieu de restaurant avec salle de réunion ;
– coût : 40 €/personne pour le repas ; 150 € pour lesfournitures ;
– nombre de participants : 30 participants minimum (français et étrangers).

3. Quels sont les objectifs de la mission ?

Proposition de réponse

Il s’agit de procéder à l’organisation du comité de rédaction annuel, qui réunit une trentaine de personnes. Il faut rationaliser ce travail en créant des documents types qu’il suffira de remplir : fiche préparatoire de réunion,fiche de planification des tâches, modèle de réservation hôtel/restaurant par fax.

4. Quelles sont les étapes méthodologiques de l’organisation de cette réunion ?

Proposition de réponse

Les étapes méthodologiques sont les suivantes :
– détermination des points clés de la réunion (entretien avec Mme Françoise Thuillier, directrice de la publication) ;
– préparationcommunicationnelle (contacts participants) ;
– préparation organisationnelle (réservations) ;
– préparation matérielle (salle et matériel).

Mise en œuvre, p. 186

Analyser et préparer la réunion

a.

Fiche préparatoire à une réunion
|PRÉPARATION D’UNE RÉUNION |
|Date :20 décembre |Heure : 9 h à 18 h 30 |
|Lieu : Restaurant Nom |Durée : 7 heures (dont pause repas 2 h 30) |
|Salle : Salle de réunion du restaurant |Animateur : Mme Thuillier/Lamy directrice de la publication|
|Objectif de la réunion |
|Travail ( Décision ( Service ( Projet Convivialité |
|Titre de la réunion : Comité de rédaction annuel|
|Cette réunion a pour objectif de : |
|– réfléchir à la promotion du monde de l’irrigation et à ses innovations ; |
|– débattre sur les solutions et décisions....
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