Procédure classement dossier client

Pages: 5 (1048 mots) Publié le: 23 novembre 2009
PROCEDURES
DE CLASSEMENT DES DOSSIERS CLIENTS

I- TYPE DE DOSSIER
On distingue trois types de dossier :
- Prospects
- Clients anonyme
- Clients
1- Dossier prospect
Il s’agit d’un chrono, nommé « PROSPECT  ANNEE», dans lequel est classé toutes les offres et correspondances échangées avec les prospects
2- Dossier client anonyme
Il s’agit d’un chrono, nommé « CLIENT ANONYME ANNEE », dans lequel est classé toutes les factures accompagnées des pièces de règlement, devis et correspondances échangés avec des clients qui payent au comptant.
NB ne sont considérés comme clients anonymes, que les clients qui payent au comptant. Par conséquent, aucune vente à crédit ne doit être facturée dans ce compte.
3- Clients
Il s’agit des boites à archives danslesquelles on retrouve Une chemise cartonnée à sangle, sur laquelle est collé une fiche d’identification, appelé dossier client. Chaque chemise à sangle contient :
- Une chemise cartonnée jaune nommée sous dossier administratif
- Une chemise cartonnée bleu nommée sous dossier technique
- Une chemise cartonnée verte nommée sous dossier commercial
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On compte 5 boites à archive danschaque agence et par produit. Codifiés de la façon suivante :
WIMAX
Boite 1 : CLIENTS WIMAX : ANNEE : A à E
Boite 2 : CLIENTS WIMAX : ANNEE : F à K
Boite 3 : CLIENTS WIMAX : ANNEE : M à O
Boite 4 : CLIENTS WIMAX : ANNEE : P à T
Boite 5 : CLIENTS WIMAX : ANNEE : U à Z

VSAT
Boite 1 : CLIENTS VSAT : ANNEE : A à E
Boite 2 : CLIENTS VSAT : ANNEE : F à K
Boite 3 : CLIENTS VSAT : ANNEE : M à OBoite 4 : CLIENTS VSAT : ANNEE : P à T
Boite 5 : CLIENTS VSAT : ANNEE : U à Z
THURAYA
Boite 1 : CLIENTS THURAYA : ANNEE : A à E
Boite 2 : CLIENTS THURAYA : ANNEE : F à K
Boite 3 : CLIENTS THURAYA : ANNEE : M à O
Boite 4 : CLIENTS THURAYA : ANNEE : P à T
Boite 5 : CLIENTS THURAYA : ANNEE : U à Z

SECURITE
Boite 1 : CLIENTS SECURITE : ANNEE : A à E
Boite 2 : CLIENTS SECURITE : ANNEE : Fà K
Boite 3 : CLIENTS SECURITE : ANNEE : M à O
Boite 4 : CLIENTS SECURITE : ANNEE : P à T
Boite 5 : CLIENTS SECURITE : ANNEE : U à Z

II- composition d’un dossier client
Chaque dossier client doit contenir trois sous dossiers, dans lesquels seront rangés les différentes pièces techniques, commerciales et administratives
1- Sous dossier administratif
- Correspondance entrant- Correspondance sortant
- Plan de localisation
- Contrat d’abonnement
- Fiche d’identification
2- Sous dossier technique
- Procès verbal d’installation
- Fiches d’intervention
3- sous dossier commercial
- Devis
- Bon de commande
- Factures
- Bordereau de Livraison
- Pièce de caisse (Reçu, photocopie de chèque, reçui-card)
-
II- PROCEDURE DE CLASSEMENT
Tous les chronos et boîtes à archives sont classés au service commercial, par type de produit, dans une armoire hermétiquement fermée et dont l’accès n’est réservé qu’au personnel commercial et ce sous la supervision d’un responsable désigné à cet effet. Les procédures de classement sont les suivantes par type de document :
Correspondance entantLa correspondance est reçue au front office puis transmisse au Directeur Général dans un parapheur;
Le Directeur Général porte des mentions sur la correspondance et renvoi le parapheur au front office ;
Le front office reçoit la correspondance avec les mentions du DG puis photocopie ;
La photocopie est classée dans le dossier du client ;
L’original est transmise, suivant instruction pourtraitement ;
Après traitement, l’original est classé dans un chrono tenu par celui qui a traité le dossier

Correspondance sortant
La correspondance est déposée chez le client contre décharge et transmise au commercial;
La décharge est photocopiée par l’agent commercial ;
La décharge est classée dans le dossier du client ;
La photocopie transmise à celui qui a traité le dossier pour...
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