Procédure de maîtrise de la documentation du sme

Pages: 6 (1467 mots) Publié le: 9 juin 2012
SOMMAIRE

1. Objet
2. Champ d'application
3. Responsabilités
4. Définitions
5. Codification des documents du SME
6. Présentation de la documentation du SME
7. Mode opératoire

1. OBJET
La présente procédure a pour objet de décrire les opérations de création, de modification, de validation, de diffusion et d'archivage des différents documents ayant trait auxexigences environnementales.

2. CHAMP D'APPLICATION
Cette procédure concerne tous les documents environnement, sécurité, hygiène et qualité mis en place dans la société : règlements, procédures, enregistrements.

3. RESPONSABILITES
Les responsables de service et les chefs animaliers sont responsables de la création, de la modification et de la validation technique des documents mis enplace dans leur service.
L'animateur SME est responsable de la validation de tous les documents entrant dans le SME (validation de la forme). Il est également responsable de leur diffusion et de leur mise en place dans les services concernés, ainsi que du retrait des documents périmés.
Le Directeur doit approuver tous les documents avant leur mise en place.

4. DEFINITIONS
REGLEMENT :ensemble de mesures auxquelles sont soumis les employés de la société ou d'un service en particulier.
PROCEDURE : Règle écrite d'organisation qui détermine la manière d'accomplir une activité.
ENREGISTREMENT : Document justifiant qu'une tâche a été exécutée conformément à une procédure.

5. CODIFICATION DES DOCUMENTS DU SME
Tous les documents entrant dans le SME de la Vallée des Singes doiventporter une référence interne commençant par "VDS", à l'exception des documents du Conservatoire pour la Protection des Primates dont la référence commence par "CPP".

Cette référence s'explique comme suit : VDS."type de document"."abréviation du titre du document"."n° de version" (par exemple : VDS.PROC.MDOC.1)

Les enregistrements sont identifiés "VDS.ENR".
Les procédures sont identifiées"VDS.PROC".
Les documents vierges (modèles ou trames) sont identifiés "VDS.DOC".

Par exemple, le document VDS.PROC.MDOC.1 est la première version de la procédure interne à la Vallée des Singes pour la maîtrise documentaire.

6. PRESENTATION DE LA DOCUMENTATION DU SME
7.1 EN-TETE
7.2.1 Documents internes
Tous les documents internes à la Vallée des Singes comportent en en-têteun cartouche type en haut de la première page du document. Par exemple :

| Maîtrise de la documentation du SME | VDS.PROC.MDOC.1 |
Rédacteur : Jean-Pascal Guéry, Animateur SME | Approbateur : Emmanuel le Grelle, Directeur |
Validateur : Jean-Pascal Guéry, Animateur SME | Date de rédaction 05/06/2012 | Date de révision | Date dediffusion06/06/2012 |
| | | |

Cet en-tête comportele logo et le nom de la société, un titre, une référence SME (décrite ci-dessus dans le 5. du présent document), l'identité du rédacteur du document, de l'approbateur du document et du validateur du document. Figure également dans cet en-tête la date de rédaction du document.
Lorsque cela s'avère approprié, peuvent également figurer les dates de révision et de diffusion du document.

Lorsquele document comporte plusieurs pages, l'en-tête des pages suivant la première ne comportent pas de cartouche. Seule doit y être mentionnée la référence SME dans le coin supérieur droit.

Pour les documents du Conservatoire pour la Protection des Primates, le logo et le nom de l'association remplacent ceux de la société dans le cartouche de l'en-tête.
7.2.2 Documents externes
Lesdocuments de communication externe ayant trait au SME peuvent bénéficier d'une présentation différente de leur en-tête, puisqu'ils véhiculeront l'image de la société auprès des parties prenantes (clients, sous-traitants, administration…). Ils comporteront néanmoins dans le coin supérieur droit la mention de leur référence SME.

7.2 PIED DE PAGE
Tous les documents du SME doivent comporter une...
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