Procedure debiteurs

Pages: 15 (3648 mots) Publié le: 29 juin 2012
Procédures de gestion des débiteurs



Principes directeurs :

La mise en place du département de gestion des débiteurs au niveau du Maroc a pour objectif de diminuer notre balance client, d’améliorer les délais de recouvrement et de réduire les risques clients.

La fonction de « responsable débiteurs » constitue un service rattaché au département administratif & financier.

Ledirecteur général de l’hôtel, le directeur financier et le responsable débiteur restent les premiers responsables de la gestion des débiteurs et du recouvrement des créances de leur hôtel. Le service recouvrement « Accor Gestion Maroc » a un rôle d’accompagnement et d’assistance des hôtels dans la gestion de leur recouvrement.

Ils doivent veiller au respect et à la mise en place des mesures définiespar la présente procédure.



I- Conditions d’acceptation d’un client en compte débiteur

Avant d’accepter un client en compte débiteur, la direction de l’hôtel doit se soucier de la solvabilité, de la crédibilité et du sérieux de son partenaire commercial.

La prévention des risques d’impayés commence dès la prospection commerciale grâce à l’étude de solvabilité des prospects et se poursuitpar la protection juridique lors de la rédaction des conditions générales de vente et des ouvertures de compte.

Le contrôle de solvabilité est effectué avant chaque acceptation de client en débiteur et ce dans le but de limiter la prise de risque.

Procédure à respecter :

Le crédit pour les personnes morales:

L’acceptation d’un débiteur ne peut se faire que pour un chiffre d’affairesannuel prévu à
50 000 dh minimum pour l’hôtel.


• La personne de l’hôtel en contact avec le client remplit la fiche « Acceptation d’un client en compte débiteur » voir le modèle ci-joint en annexe 1


• le DG de l’hôtel introduit la demande d’acceptation du client en compte débiteur auprès du responsable recouvrement « Accor Gestion Maroc » (une semaine au moins avant l’arrivéedu client)


• Le responsable recouvrement « Accor Gestion Maroc » analyse la demande d’acceptation acceptation et notamment des informations financières fournies par le client.

– Identification de ce client sur la base de données globale (client existant déjà en compte sur au moins un autre établissement).

– Contact de la banque du client, le cas échéant.


– Mailà l’ensemble des DG hôtels pour avis sur solvabilité et sérieux du client (incidents passés éventuels, …).

– Etc…



• Le responsable recouvrement « Accor Gestion Maroc » fait valider la demande par les directeurs délégués, le DC et le DAF AGM.


• Une fois validée par l’ensemble des personnes sus-indiquées, le responsable recouvrement AGM procède à l’ouverture du compte,fax l’ouverture du compte aux DG et DAF de l’ensemble des hôtels Accor Maroc et procède à la création du compte client sur le système informatique de tous les hôtels.





Le crédit pour les personnes physiques :

L’ouverture d’un compte client pour une personne physique est interdite.

Afin d’éviter des factures impayées par les clients individuels :

• Demander une empreinte de lacarte de crédit ou un pré-paiement.

• Demander une pré-autorisation TPE systématique pour le montant estimé du séjour.

• Pour les longs séjours, présenter les factures pour règlement au client, avant le 6ème jour de résidence de ce dernier.



II- Réservation

L’employé de réservation doit vérifier avant d’accorder un règlement débiteur :

• Que le client a un comptedébiteur ouvert dans le système informatique de l’hôtel.


• Dans le cas où le client n’existe pas en tant que client débiteur, il doit vérifier la base des clients ayant fait l’objet d’incidents sur l’un ou plusieurs des établissements Accor Maroc. Si le client ne figure pas dans cette base, la réservation peut être prise avec des arrhes et le règlement cash au check out. Si à...
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