Sécurité de la petite caisse
5.1 Les fonds de la petite caisse doivent être gardés en sécurité dans un classeur anti-feu et la direction de l’unité administrative est responsable de leur perte par négligence ou fraude.

5.2 Chaque petite caisse est sujette à vérification en tout temps par le directeur du service des ressources financières et doit toujours contenir le solde exact en pièces justificatives et / ou en argent comptant.

Utilisation des fonds de la petite caisse
6.1 La petite caisse est utilisée pour compenser des dépenses mineures autorisées, inférieures à 100 $.
6.2 Les transactions suivantes sont inadmissibles comme dépense de petite caisse :
• frais de déplacements ;
• salaires ;
• avances de voyages ou salariales ;
• honoraires contractuels ;
• commandes totalisant plus de 100 $ ;
• dépôts sur achats de tous genres.

6.3 Dans les cas d’urgences, le directeur ou la directrice de l’unité pourra autoriser une dépense supérieure à 100 $ en utilisant le formulaire ``déboursé de petite caisse``.
Procédure de gestion de la petite caisse
1. Création de fonds
1.1 Au niveau de l’administration, l’adjointe administrative prépare une note de service demandant l’ouverture d’un compte de petite caisse. Puis, elle remplit le formulaire « Créer petite caisse » et le soumet au responsable administratif. Après vérification, ce dernier appose sa signature en guise d’approbation.
1.2 Au niveau des finances, l’adjointe administrative soumet la note de service et le formulaire pré-approuvés pour révision. Le responsable financier vérifie les informations de ces documents par rapport aux procédures de vérification existantes. Enfin, il approuve la demande et autorise le versement du montant de la petite caisse.
2. Remboursement dans le fond de petite caisse
2.1 L’employé demandeur doit fournir une pièce justificative accompagnant sa demande. L’adjointe administrative, quant à elle doit authentifier par ses initiales le document soumis.
2.2