Résumé

Pages: 6 (1289 mots) Publié le: 11 mai 2011
Institut national des sciences comptables et d’administation d’entreprises |
Organiser le travail de la secrétaire |
Rapport de lecture |
(Session août 2010) |
Auteur : Corinne Devery |
Edition : les éditions d’organisation |
Nombre de pages : 28

262 093 RAKOTONINDRINA Fenomanjato Henintsoa

« Une secrétaire est une personne employé par une autre pour l’assister… »

Laproblématique du mémento est d’apporter toutes les précisions possibles quant au véritable travail de la secrétaire afin de pouvoir exploiter ses potentiels et gagner du temps. En effet, le travail de la secrétaire ne s’en tient pas uniquement au bon sens ni aux seules « qualités innées », son efficacité dépend de bien d’autres paramètres à prendre en compte. Le mémento propose une meilleurorganisation du personnel et une meilleur gestion du personnel administratif pour s’il soit efficace et motivé mais aussi qu’il suggère des conseils pour permettre une amélioration des relations interpersonnelles (patron/secrétaire).

Le travail d’équipe dans un service.

Le cadre et sa secrétaire forment une équipe puisqu’ils travaillent ensemble. Ainsi il est important d’instaurer de bonnesrelations. Le cadre s’occupe de l’organisation du travail de son secrétaire à fin de gagner du temps et d’inciter sa créativité.
Les responsables sont exposés à une plus grande pression actuellement. D’un coté, il est difficile de trouver la bonne secrétaire, de l’autre, son efficacité résulte en grande partie d’une bonne considération par le responsable des qualités et sources de motivations.
Un travaild’équipe est alors profitable dans la mesure où le cadre et la secrétaire comprennent bien l’un et l’autre le travail de son partenaire.

Comment choisir votre secrétaire ?

Définitions des besoins :
Avant de recruter ou de remplacer une secrétaire, il est important de bien définir les critères exigés quant au profil de la secrétaire. Bien définir votre poste en tant que cadre, le nombre depersonnes sous votre responsabilité, votre position hiérarchique et la disponibilité de la secrétaire, ses principales occupations ou bien ses qualifications au-delà de la définition de son poste. Ensuite, il faut décrire les compétences propres (facultés intellectuelles, niveau d’études, niveau d’expérience) de votre future secrétaire.
Le terme secrétaire est trop vulgarisé de nos jours. Ainsi,il a été attribué d’autres dénominations en guise de précision comme la secrétaire de direction ou l’assistante de direction.
Une secrétaire de direction doit disposer d’une certaine expérience et d’un certain nombre de compétences telles l’organisation de réunions, la rédaction de comptes rendus ou l’accueil des visiteurs et la réception des appels téléphoniques au nom du directeur. Elle doitêtre capable de jouer le rôle d’intermédiaire entre cadre et son personnel, lire et compiler rapports et statistiques.
Une assistante de direction en plus du son travail de secrétariat est aussi assignée à une partie du travail de son cadre notamment à l’organisation et à l’encadrement. Cependant, elle doit être acceptée par tout le personnel lorsqu’elle travaille isolément.
La secrétaireparticulière, elle, s’occupe des rédactions, des contacts téléphoniques, de l’exécution des travaux classiques et routiniers de bureau, nul besoin d’une qualification importante.

Modalités du recrutement :
Une candidature interne est conseillée pour diverses raisons comme la réduction du temps de formation, la motivation sur la possibilité de promotion interne et le fait que la candidate est enconnaissance du poste à pourvoir.
Si des candidatures externes sont nécessaires, il faut bien rédiger l’annonce et faire en sorte qu’il soit original. Bien décrire les activités de l’entreprise, les caractéristisques du poste vacant et les responsabilités assignées.

L’entretien :
Il est plus que nécessaire pour le recruteur de procéder à des préparations avant un entretien quelconque : se...
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