c) Comptabilisation

Une fois la facture enregistrée, il faut lancer sa comptabilisation. Pour cela, il faut aller sur le menu « op. Périodiques » « comptabilisation des achats » et « comptabilisation régulière ».
Dans la case « période à traiter », j’indique le mois et l’année des factures saisie, ici la période traité est le mois de décembre 2010. Je lance ensuite la comptabilisation avec l’icône « lancement de la comptabilisation ».
Puis, j’imprime ce fichier pour voir s’il n’y a pas de comptes faux ou des sections incorrectes. Si en contrôlant, j’aperçois une écriture incorrecte, je la signale à une des comptables et je la mets de coté.

N° de compte Débit Crédit Section
606450 248,40 9999
445660 48,69
401000 92224 297,09
Total 297,09 297,09

d) Le paiement

Après avoir suivi ces étapes, il faut payer la facture. Il existe différents modes de paiements mais Le Groupe Lépine utilise plus souvent le virement. C’est uniquement si le fournisseur n’a pas de RIB que je paie par chèque.
Tout d’abord, pour valider le règlement que je veux payer, je dois aller sur le menu « règlements fournisseurs », ensuite « gestion des dettes ».
Ensuite, je cherche le fournisseur par son compte. Une liste de résultat de recherche s’affiche, je double clique sur la facture qui m’intéresse. Je dois alors changer de mode de règlement en mettant « V ». (Les codes pour les différents modes de règlements sont V pour virement, C pour chèque et T pour traite).
Après avoir modifié tous les fournisseurs que je vais payer, je sors de ce menu pour aller sur « règlement fournisseurs », « domiciliation des virements », « domiciliation virements France/DOM ». Je mets la date d’échéance et tous les virements apparaissent avec les initiales de la banque (dans ce cas BRA est la Banque Rhône Alpes).
Pour les virements, je dois les émettre à la banque concernée par fax. Auparavant, je vais dans « règlements fournisseurs », « gestion titres de paiement », « virements », «