Emetteur : Assistante de Gestion,
Destinataire : Directeur, M. Dubois

Le 21 Juin 2012,

Objet : Amélioration de l’archivage papier

COMPTE RENDU D’ACTIVITE

Monsieur le Directeur,
J’avais établis une liste de contrôle pour définir des dates limites de réalisation pour pouvoir réaliser un planning sur l’archivage papier. Ce planning était partagé entre Naïma et moi-même. La liste de contrôle comporté la date prévue, la date réalisée et la durée réelle.
Ensuite, j’ai présenté un budget prévisionnel de réorganisation du classement avec un budget prévu de 9 000 €. Seulement, je n’avais commandé assez de matériels de classement et de mobiliers, donc j’ai dû commander une deuxième fois. J’ai dépassé le budget prévu de 1°200 € environ. On aurait pu peut-être faire des économies au niveau des étiquettes. Il faudrait revoir les fournitures à commander pour la prochaine commande car on a dû réaliser 2 commandes et cela a fait perdre du temps et de l’argent.
Enfin, j’ai mis à jours la liste de contrôle en indiquant les dates à laquelle j’ai réalisé chacune de ces tâches avec la durée. Suite au retard de la première livraison et à l’arrêt maladie de la secrétaire, les dates à laquelle j’avais prévu de réaliser ces tâches n’ont pas pu être faites en temps voulu. C’est pourquoi, j’ai eu une semaine de retard.
Ensuite, j’ai réajusté le projet. C'est-à-dire, j’ai modifié le tableau d’enregistrement des dossiers en rajoutant une colonne « Nom du client ». Cela a permis de faciliter la gestion des dossiers.
Enfin, j’ai proposé une fiche d’aide au classement des dossiers avec des procédures et des consignes à appliquer. Assistante de