Rapport d'étude sur l'amélioration de la gestion documentaire d'un projet

Pages: 3 (734 mots) Publié le: 3 novembre 2014
De : Camille GALIOT
Assistant(e) de Manager

A : Louis VANVOORDE
Responsable de projet
Le 12 mai N
RAPPORT D’ETUDE
Sur l’amélioration de la gestion
Documentaire du projet

Le centreingénierie manche Nord (CIMN) est une entité globale de la SNCF ; et est l’un des 8 centres
régionaux de l’ingénierie SNCF.
Il intervient dans les régions Nord-Pas-de-Calais, Picardie, Basse Normandie etHaute Normandie. Le CIMN
assure des missions essentielles de maîtrise d’œuvre (organisation et réalisation de projets).
Actuellement, les acteurs intervenant dans les projets n’ont pas pris l’habituded’utiliser pleinement
l’espace collaboratif.
Dans le cadre d’un plan d’action global 2009/2011 visant la mise en commun, la simplification et
l’accessibilité du système documentaire tout enfavorisant l’uniformisation des documents, nous avons fait
le constat qui suit des soucis rencontrés au sujet de la gestion des documents. Nous verrons par la suite les
éventuelles solutions qui peuventêtre mises en œuvre pour pallier ces problèmes.
I) Diagnostic opérationnel
1-Analyse des causes :
Un système documentaire bien maîtrisé doit permettre d’augmenter la productivité en partageant
lesconnaissances et les expériences et ainsi de gagner du temps dans l’avancement des projets.
Or ce que nous pouvons constater, c’est que les nouvelles technologies ne sont pas exploitées de
façonoptimale (espace collaboratif relationnel). Par ailleurs, les personnes en charge du suivi des projets
manquent parfois de rigueur et de compétences. De plus, les méthodes de classement des documentssont
également critiquables (pas de plan de classement, trop de procédures…) Le stockage actuel des
documents sur un espace personnel représente un frein technologique à la mise en place de processusrigoureux et automatisés.
Actuellement, les documents réalisés lors d’un projet ne sont pas disponibles ni accessibles
facilement car les procédures ne sont pas suivies (trop de procédure,...
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