mise à jour le 2006-04-05

RECORDS MANAGEMENT
FICHE 3 | NORME ISO/IEC 15489

ISO/IEC 15489
CONTEXTE Le Records Management a une origine anglo-saxonne, notamment australienne, et existe depuis les années 50. En raison de l’importance croissante de l’information numérique, les DSI (Directions des Systèmes d’Information) font face à de plus en plus de données (de n’importe quelle forme), d’où le besoin d’un RM. Qu’est que le Records Management ? Un champ de l’organisation et de la gestion en charge d’un contrôle efficace et systématique de la création, de la réception, de la conservation, de l’utilisation et du sort final des documents d’archives, y compris des méthodes de fixation et de préservation de la preuve et de l’information liées à la forme des documents. Le terme Records se rapporte à tous ce qui est documents, archives, enregistrements, dossiers ou encore données. Le management, c’est la gestion, l’organisation et la maîtrise. À QUI S’ADRESSE CETTE GESTION, ORGANISATION ? Le RM s’adresse à toute entreprise qui veut préserver à titre de preuve tous ses documents, documents essentiels ou utiles dans la conduite de ses activités et ceci dès leur création au sein de l’entreprise. Ce management permet à l’entreprise de disposer à tout instant d’un document dont elle a besoin pour conduire ses activités, répondre aux exigences légales ou réglementaires ou se protéger en cas de contentieux. POURQUOI UTILISER UNE NORME? Grâce à cette norme, le système de gestion des dossiers peut atteindre un niveau élevé de fiabilité, d’intégration, de conformité, de systématisation. Cette norme rend possible le respect de certaines exigences archivistiques, en particulier : • Fiabilité : gestion des dossiers fiable = première source d’information sur les activités de l’organisme. • Intégrité : garantie de la protection des documents essentiels, contrôle de la circulation et l’accès aux documents. • Conformité : respect de l’environnement réglementaire. • Systématisation :