Renault
Les avantages de la solution proposée par M. Saligny sont : plus de précisions sur les dépenses, facilité à l’utilisation, accessibilité par tous sur le réseau, autonomie des représentant, suivre l’évolution des frais de déplacement, maîtriser les coûts…
* Quelles sont les qualités attendues du document à créer ?
Les qualités attendues de ce document sont la précision des dépenses pour chaque représentant et la facilité d’utilisation. Il doit également être clair et précis…
* Comment s’y prendre pour faire accepter ce changement ?
Pour faire accepter ce changement, il faut annoncer tous les points positifs de ce nouveau document auprès des représentants et du comptable.
Mise en œuvre
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1) Identifier la nature du document
| Indentification de la nature d’un document | Quand ? | Fin de mois | Quoi ? | Document note de frais | Où ? | A l’Assistante de Gestion | Qui ? | M. Saligny, les représentants, le comptable et l’AG | Comment ? | En remplissant et en joignant les justificatifs | Pourquoi ? | Rembourser les dépenses |
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2) a- Déterminer les rubriques et les sous-rubriques
* Emetteur (nom de la société)
* Nom du document
* Nom du représentant
* Période concernée
* Tournée accomplie des représentants avec la codification (code, départ le, retour le)
* Frais des représentants :
* Date * Frais d’hébergement * Frais de transport * Frais de restauration * Frais divers * Prix * Quantité * Montant total * Nombre de pièces justificatives
* Observation(s)
* Date de la signature
* Signature du responsable
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2) b- Tracer l’arborescence correspondante
ANNEXES\FERMOSUD arborescence.docx