Repères et outils

Pages: 12 (2752 mots) Publié le: 14 mai 2011
Repères et outils méthodologiques : la conduite de réunion
Les réunions sont un moyen de partager, au sein d’un groupe de personnes, un même niveau de connaissance sur un sujet ou un problème et de prendre des décisions collectivement. Qui plus est, des décisions prises collectivement, avec des représentants des différentes entités concernées, seront beaucoup plus facilement acceptées de tous.Néanmoins, les réunions sont « chronophages » (c’est-à-dire « consommatrices en matière de temps ») et doivent donc être les plus courtes possible et menées dans un souci d’efficacité, afin notamment de déboucher sur des actions concrètes. La raison d’être de la tenue d’une réunion doit ainsi être mûrement réfléchie afin de ne pas céder aux travers de la « réunionnite aiguë ». On appelle conduite deréunion l’ensemble des actions à entreprendre afin d’organiser et de mener une réunion dans de bonnes conditions et permettant de la faire suivre d’effets.

Quel type de réunion ?

Les différents types de réunion
- Par l’objectif fixé : o Réunion transmission d’ordre C’est une opération intérieure à un groupe institutionnel. Elle consiste à transmettre des consignes d’action ou des ordres à ungroupe plus ou moins important. Le transmetteur fait partie, d’une manière ou d’une autre, du groupe auquel il s’adresse. Il ne s’agit pas de porter un jugement de valeur sur cette réalité. Ce n’est pas une structure d’échange. La relation est unilatérale de l’animateur aux participants. La discussion ne peut être qu’une précision demandée sur l’ordre transmis. o Réunion de sondage Elle est de mêmenature mais de forme différente. Avant de prendre une décision et de transmettre un ordre, l’animateur demande l’avis des participants, c’est lui qui choisit le sujet et c’est encore lui qui décide ce qu’il retiendra de l’apport des participants. S’il y a discussion plus intense que dans la transmission d’ordre, il n’y a pas pour autant échange au sens profond du terme, puisque l’animateur restetoujours maître de la décision. o Réunion d’information Rentre dans le cadre où l’animateur décide. Les responsables choisissent le thème, le spécialiste, la méthode. Les participants intéressés viennent à la réunion en acceptant les contraintes, sujet, animateur, méthodes.

La première responsabilité du conducteur d’une réunion quelconque est de savoir quel type de réunion il doit conduire. Cettedétermination permet de choisir chaque fois le rôle à assumer. Les réunions se différencient par le nombre de participants et par l’objectif fixé. - Par le nombre de participants : o Meeting Vaste groupe de 500 à plusieurs milliers de personnes ; Recrutement des participants, large, indifférencié, mêlé ; Réactions spécifiques des participants ; Le conducteur est un meneur ou un tribun. o Publics etauditoires Groupe moyen, de 30 à 500 personnes ; Participants filtrés ou sélectionnés ; Structure plus formelle que celle du meeting ; Le conférencier/orateur a un rôle d’information ou de démonstration, il n’appartient généralement pas au groupe, c’est pourquoi il est habituellement présenté. o Groupes restreints 10 à 60 participants ; Le conducteur est alors un « animateur », c’est-à-dire qu’ildoit donner vie au groupe, le faire passer de l’inanimé à l’animé, sans tomber dans le chaos.

décembre 2005

Comité régional d’éducation pour la santé Nord - Pas-de-Calais

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Cela n’exclut nullement la discussion, mais cette discussion ne remet pas en cause les données de la réunion. Là encore, il n’y a pas d’échange, ce qui ne signifie nullement que ce genre de réunion n’entraîne pas unenrichissement mutuel non seulement pour les participants qui reçoivent l’information qu’ils sont venus chercher, mais aussi pour l’animateur qui peut découvrir à travers la discussion ou les réactions des participants des éléments leur permettant de modifier leur comportement ou leur jugement. o Réunion d’information ascendante Elle a pour but de recueillir des informations de la part des...
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