Secretaire comptable

Pages: 8 (1954 mots) Publié le: 28 juin 2012
Date

18/06/2010

Nom du cabinet :

ORDRE DES EXPERTS COMPTABLES DE LA REGION DE MONTPELLIER

Fonction :

SECRETAIRE DE CABINET COMPTABLE
Donner une bonne image du cabinet, assister les experts comptables et décharger l’équipe de tâches administratives liées à la gestion du cabinet et au traitement des dossiers clients.

Finalité

Contexte, environnement

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Lanature de la fonction : sédentaire Les conditions de travail : petits déplacements quotidiens Les horaires de travail, durée du travail : temps partiel ou temps complet Les conditions vestimentaires : tenue correcte et hygiène exigées Les contraintes : se concentrer sur des missions administratives tout en étant disponible pour un accueil de qualité Les moyens : banque d’accueil, ordinateur,standard téléphonique, fax, … Les logiciels : logiciel comptable et gestion interne + logiciels bureautique et messagerie Les conditions de sécurité : Les réglementations spécifiques : respect de la réglementation de la profession, du secret professionnel et de la confidentialité des dossiers, Lutte contre le blanchiment

En relation avec

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La position hiérarchique : EC et associés,responsable de bureau La position fonctionnelle : toute l’équipe du cabinet. Les relations externes : avec les clients et tous les correspondants du cabinet au téléphone ou à l’accueil, les partenaires, l’ordre des EC...

Mise à Jour 30/09/10

Fiche de fonction de Secrétaire

Activités Mission n°1 : Accueil physique et téléphonique

Compétences : Savoir faire / Savoir / Savoir comportementalRésultats attendus : Aucun appel perdu et les correspondants bien reçus et bien orientés
Tenue du standard - Réception des appels dans un court délai - Identification des correspondants - Personnalisation de l’accueil - Identification des demandes - Mise en relation des correspondants avec les bons interlocuteurs - Mise en attente de façon courtoise - Filtrage des appels, gestion du barrage- Prise de message et transfert au bon interlocuteur (notes, intranet, e-mail…) - Identification des appels urgents/ importants - Attitude rassurante envers les clients, présenter les informations de façon positive Accueil physique - Identification des correspondants - Personnalisation de l’accueil - Identification des demandes - Gestion de l’attente de façon courtoise - Prise de message ettransfert au bon interlocuteur - Remise et collecte de documents Gestion du planning des EC et /ou du responsable de bureau - Identification des correspondants - Prise de rendez-vous en fonction du correspondant, de l’urgence, de la demande et selon les priorités données par l’EC - Evaluation du temps nécessaire à chaque rendez-vous en fonction de l’objet - Proposition et validation d’un rendez-vousen fonction des disponibilités de chacun - Mise à jour du planning de l’EC en précisant pour chaque rendez-vous l’objet, le lieu, l’interlocuteur, son n° de téléphone S Organisation du cabinet S Clients, portefeuille des collaborateurs S Procédures administratives du cabinet S Métiers de l’EC S Code de déontologie de la profession SC Etre méthodique SC Etre rigoureux SC Etre organisé SC Etrediplomate SC Etre patient SC Etre disponible SC Etre dynamique SC Etre réactif SC Etre souriant SC Etre courtois SC Maîtrise de soi SC Etre polyvalent SC Etre autonome SC Avoir de bonnes compétences relationnelles SC Facultés d’analyse SC Facultés de synthèse SC Faire preuve d’anticipation et d’initiative SC Faire preuve de flexibilité SC Donner une bonne image du cabinet SF Accueil téléphonique dequalité SF Accueil physique de qualité SF Bonne élocution, bonne tonalité de voix SF Maintenir la bonne humeur au sein de l’équipe SF Se conformer à un cadre juridique, comptable ou administratif imposé SF Respecter des consignes et les modes opératoires spécifiques SF Prendre des rendez-vous SF Mettre à jour un planning SF Utiliser le standard SF Utiliser la messagerie SF Utiliser le logiciel de...
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