Secretariat comptable

Pages: 5 (1022 mots) Publié le: 28 juillet 2014
Intitulé de l’activité-type : Assurer les travaux courants de secrétariat et assister une équipe

1 – Indiquez les résultats directs de votre action : produits fabriqués, ouvrages, prestations de service ou autres productions que vous avez réalisés ou auxquels vous avez contribué.
• A - Produire des documents professionnels courants
 Production de différents types de lettres commerciales
Création et rédaction des fax
 Elaboration d’un diaporama sur la canicule

• B – Rechercher et communiquer des informations
 Production des documents destinés à communiquer des informations à l’intérieur de l’entreprise (Notes d’information, de service, synthèse, compte rendu de réunion)
 Création d’un prospectus d’information sur « Prendre le train avec son vélo »

• C – Assurer latraçabilité et la conservation des informations
 Enregistrement du courrier à l’arrivée et au départ
 Création d’un tableau de suivi du courrier reçu
 Utilisation des méthodes de classement et archivage (indexer, classement alphabétique, numérique, idéologique chronologique, décimal…)

• D – Accueillir et orienter un visiteur et traiter les appels téléphoniques
 Mise en situation téléphoniqueselon un exemple

• E – Assister une équipe dans la planification et l’organisation de ses activités
 Création et/ou modification d’un planning d’horaires d’ouverture
 Création et tenue d’un agenda Outlook
 Création d’une feuille de route pour un déplacement
 Préparation du budget prévisionnel pour un événement


2 – Décrivez les tâches et/ou opérations que vous avez directementeffectuées en vue des réalisations indiquées ci-dessus ainsi que leur fréquence de réalisation.
• A – Produire des documents professionnels courants

En formation : à l’aide des différents logiciels mis à disposition, en tenant compte des normes AFNOR, suivant les règles de base de la rédaction (précision et efficacité) j’ai élaboré différents courriers et documents lors des TP, MES et évaluation.(Annexe I, doc. 1, 2, 3 et 4).
J’ai toujours essayé de faire des phrases courtes et de travailler une idée par phrase pour que le message à transmettre soit le plus clair possible.
Soigner la présentation et avoir une orthographe irréprochable se sont les deux éléments que j’ai privilégié lors de l’élaboration des différents documents.



En entreprise :

Fréquence de réalisation :Très fréquemment Fréquemment Rarement

• B – Rechercher et communiquer des informations

En formation : Lors des TP, MES et évaluation l’outil que j’ai le plus utilisé pour la recherche de l’information c’a été Internet.
Pour l’élaboration du prospectus « Prendre le train avec son vélo » j’ai recherché de l’information sur le site SNCFet des photographies à l’aide de Google images.
Puis j’ai traité la pertinence de l’information, j’ai fait un trie et j’ai procéder à la mise en page du document à l’aide du logiciel Word (Annexe I doc. 5).

En entreprise :

Fréquence de réalisation :
Très fréquemment Fréquemment Rarement

• C – Assurer la traçabilité et laconservation des informations

En formation : Pour les TP à ce sujet j’ai créé un tableau de suivi du courrier. Les critères à tenir en compte sont : la date d’enregistrement du courrier, la date du courrier, le destinataire (service) et l’existence de pièces jointes (Annexe I doc. 6).
Aussi, j’ai réalisé un planning pour le suivi des commandes dans lequel on peut suivre chaque étape, dès lemoment qu’on passe la commande jusqu’au paiement (Annexe I doc.8).
En entreprise :

Fréquence de réalisation :
Très fréquemment Fréquemment Rarement

• D – Accueillir et orienter un visiteur et traiter les appels téléphoniques

En formation : Nous avons eu une mise en situation d’appel téléphonique lors de notre évaluation....
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