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A
L’annuaire interne : permet d’effectuer la recherche d’un salarié par son nom ou en sélectionnant le service auquel il appartient. C’est un outil de communication interne (permet à un membre du personnel d’accéder rapidement à des informations concernant les autres salariés) et externe (les personnes externes pourront identifier clairement leur interlocuteur).

L’activité administrative : est une activité transversale (tous les services effectuent des tâches administratives) dont les objectifs principaux sont la gestion de l’information et la coordination du travail des acteurs de l’organisation (du personnel).

Une arborescence peut faciliter la mise en place et l’utilisation du code d’indexation.

B

C

Le codage peut être fait par classement alphabétique ou par classement numérique (sur poste informatique).

Les règles de confidentialité et de sécurité de l’information

Avec l’utilisation d’Internet, il est vivement conseillé aux propriétaires d’informations confidentielles de les sécuriser et de les protéger grâce à la signature électronique et au certificat numérique.
Le certificat est un document permettant de valider le lien entre une signature électronique et son signataire.

Le gestionnaire administratif réceptionne beaucoup d’informations. Il se doit sur son lieu de travail de respecter la confidentialité des informations. Il n’a pas le droit de la divulguer à l’extérieur ni même à l’intérieur de l’entreprise. Une clause de confidentialité peut être dans son contrat de travail.

D

Le Droit à l’image

C’est un droit reconnu à chaque citoyen afin de protéger sa vie privée. Il s’appuie sur l’Article 9 du code civil : « Chacun à droit au respect de sa vie privée ».
Il faut donc demander une autorisation écrite lorsque l’on veut publier la photo de quelqu’un.

E

F
Ces différentes taches sont regroupées en fonctions :
De direction ou

en relation