Le système de comptabilité
Le système d'information de gestion d'une institution de microfinance se compose de deux systèmes fondamentaux, le système de comptabilité et le système de suivi du portefeuille. Bien que le présent ouvrage ne soit pas un manuel de comptabilité, il examine, dans ce chapitre, les éléments d'un système de comptabilité qui influent sur la conception et l'utilisation d'un système d'information de gestion.
Il y présente les concepts fondamentaux de la comptabilité de caisse, de la comptabilité d'engagement et de la comptabilité par origine des fonds, et donne un exemple de plan comptable pour une institution de microfinance.
2.1 Les systèmes de comptabilité
De nombreuses directives et normes régissent l'enregistrement et la présentation des opérations1. Le journal des opérations et les livres comptables sont des composantes d'un système complexe et vaste, établi en vue de contrôler la situation des fonds et d'en déterminer les origines et les emplois. Dans le cadre de ce système, les comptables doivent indiquer les mouvements de fonds à l'intérieur de l'institution toute entière, et enregistrer la manière dont ces fonds sont reçus et les ressources utilisées pour produire ou fournir des biens et des services. Ils ont, pour ce faire, besoin d'un plan comptable.
À l'instar du modèle conceptuel d'une base de données, la structure du plan comptable permet aux comptables d'enregistrer les opérations dans des comptes et des livres différents. Elle détermine également ce qui apparaît dans les états financiers.
En règle générale, le plan comptable identifie chaque compte :
_ par un numéro de compte ;
_ par une description, du type « compte courant de la Banque nationale » ou
« salaires à verser, personnel du siège » ;
_ par type de compte, à savoir actif, dettes, fonds propres, produits ou charges.
Par exemple, un compte bancaire est classé dans les comptes d'actif tandis que les salaires sont des charges.
Dans le cas des