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Pages: 41 (10123 mots) Publié le: 13 avril 2013
Mireille BRAHIC

MIEUX RÉDIGER SES ÉCRITS PROFESSIONNELS
Lettres, messages électroniques, comptes rendus, rapports, analyses et synthèses

Troisième édition

© Groupe Eyrolles, 2001, 2004, 2008 ISBN : 978-2-212-53977-6



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Chaque écrit professionnel résulte de la rencontre entre une situation et un objectif
1 – Une lettre transmet une information mais laisse aussi une trace
(1)1.1 – Le corps du texte dépend de l’objectif de la lettre
Il serait inconséquent* de préconiser un contenu précis pour les lettres en fonction du secteur duquel elles émanent (administration, entreprise, particulier) et en fonction de l’occasion (accord, refus, demande…) qui les rend nécessaires. Le contenu d’une lettre dépend essentiellement de l’objectif de celle-ci en corrélation avec lemoment. Ainsi, l’objectif
* Tous les mots suivis de cet astérisque sont définis dans le lexique, page 323. 1. La lettre est traitée plus en détail dans La lettre administrative, Mireille Brahic, Éditions d'Organisation, 2005. © Groupe Eyrolles

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Mieux rédiger ses écrits professionnels

d’une lettre commerciale étant de fidéliser le client, il se révèle utile de modérer les refus par destournures telles que : « j’ai le regret de… » qui peuvent être encore renforcées par « malgré notre souci permanent de satisfaire notre clientèle » sans toutefois tomber dans la plus basse flagornerie dans laquelle ce type de lettre se vautre souvent. Quel client se trouve flatté par des « cher monsieur Untel » ou des « chère madame Unetelle » venant de parfaits inconnus ? Quel client est sensibleà une longue lettre qui lui promet monts et merveilles ? Qui croit encore à « votre lettre a retenu toute notre attention… » ? Incontestablement les flatteurs ont un auditoire restreint et les longues lettres sont rarement lues. Même si une lettre commerciale ne doit pas manquer, non plus, de faire allusion à la restitution future du service rendu ou à une disponibilité illimitée et permanente,toute logorrhée dithyrambique est à proscrire. Pour ce qui est d’une lettre administrative (qu’elle émane d’une administration civile ou militaire) son but est une information objective qui ne doit trahir aucun avis personnel ; le rédacteur administratif écrit en lieu et place de l’administration à laquelle il appartient et, même si la lettre qu’il rédige exprime une décision, ce n’est pas lasienne en tant qu’individu. C’est l’administration concernée qui s’exprime par le truchement du responsable de l’établissement ou de celui du dossier traité. Ainsi, les nuances préconisées au paragraphe précédent n’ont rien à faire dans une lettre administrative. Néanmoins, les établissements publics à vocation industrielle (la Délégation générale pour l’armement, par exemple) ont pris l’habituded’assouplir leurs correspondance. Toutefois, une lettre émanant d’une entreprise n’est pas toujours destinée à la clientèle, et l’entreprise peut avoir, en certaines circonstances qui touchent le contentieux, les contrats ou les licenciements, le même but d’information incontestable qui est en permanence celui de l’administration. Le particulier quant à lui n’est tenu par aucune normalisation ouréglementation et il est libre de s’exprimer comme bon lui semble. S’il veut écrire en bandes dessinées ou en vers, nul ne l’en empêche. Pourtant, lorsqu’il écrit pour affaire, lorsque l’enjeu est l’obtention d’un emploi ou d’une prestation par exemple, il a intérêt à « faire bonne impression ». Cependant, le correspondant lui étant la plupart du temps inconnu, il se révèle difficile d’être en phase avecses attentes. Le mieux est alors de se contenter de « ne pas faire mauvaise impression ». Pour cela il suffit de se fondre dans

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© Groupe Eyrolles

La rencontre entre une situation et un objectif

les usages propres aux entreprises : employer la présentation AFNOR, choisir un papier discret, blanc ou écru et de bonne qualité (80g/m2), ainsi qu’une enveloppe assortie, et s’exprimer...
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